Raport dobowy w recepcji jest narzędziem rozliczeniowym i kontrolnym obejmującym całość sprzedaży oraz operacji finansowych wykonanych w danym dniu operacyjnym. Dlatego właściwym momentem jest koniec sprzedaży w danym dniu i wykonanie raportu zanim rozpocznie się sprzedaż w dniu następnym. Taka kolejność zapewnia, że wszystkie transakcje danego dnia (np. noclegi, usługi dodatkowe, korekty, anulacje, płatności) zostaną ujęte w jednym, spójnym zestawieniu.
Odpowiedź "Po zakończeniu danej doby pobytu gościa w hotelu, przed rozpoczęciem kolejnej doby pobytu." jest błędna, ponieważ raport dobowy nie jest przygotowywany osobno dla każdego gościa ani według jego indywidualnej doby pobytu. Doba pobytu (hotelowa) opisuje rytm naliczania noclegu dla gościa, ale raport dobowy porządkuje sprzedaż całego obiektu (lub recepcji) w ujęciu zbiorczym.
Odpowiedź "Po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, przed rozpoczęciem sprzedaży w miesiącu następnym." miesza raportowanie dobowe z rozliczeniami okresowymi. Zestawienia miesięczne mogą istnieć, ale nie zastępują raportu dobowego, który służy do codziennej kontroli utargu, płatności i zgodności danych w systemie.
Odpowiedź "Po zakończeniu pracy w ciągu danej zmiany, przed rozpoczęciem pracy na kolejnej zmianie." opisuje raczej raport zmianowy lub przekazanie zmiany. Raport dobowy obejmuje pełny dzień sprzedażowy, a nie jedynie fragment doby wynikający z grafiku pracowników.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o raport dobowy szukaj odniesienia do zamknięcia dnia i ciągłości sprzedaży dzień-do-dnia, a nie do czasu pracy pojedynczej osoby czy doby pobytu konkretnego gościa.
