Klasyfikacja dokumentacji aktowej polega na przyporządkowaniu dokumentów do odpowiednich klas rzeczowych (grup tematycznych) oraz nadaniu im właściwych symboli klasyfikacyjnych. W praktyce kancelaryjnej narzędziem, które porządkuje dokumentację według spraw i tematów oraz zapewnia jednolite zasady oznaczania, jest jednolity rzeczowy wykaz akt. To w nim znajdują się hasła klasyfikacyjne i symbole, które stosuje się podczas zakładania spraw, znakowania teczek oraz prowadzenia akt.
Odpowiedź "o jednolity rzeczowy wykaz akt." jest poprawna, ponieważ JRWA jest z definicji podstawą klasyfikowania dokumentacji w jednostce: wskazuje, do jakiej klasy rzeczowej należy zaliczyć daną sprawę i jakim symbolem ją oznaczyć.
Pozostałe propozycje nie są właściwą podstawą klasyfikacji:
- "o regulamin organizacyjny." – reguluje organizację i funkcjonowanie jednostki, role i zadania, ale nie zastępuje narzędzia rzeczowego porządkowania dokumentacji.
- "o preliminarz budżetowy." – dotyczy planowania finansowego, może generować dokumenty, ale nie stanowi schematu klasyfikacyjnego akt.
- "o wykaz symboli komórek organizacyjnych." – odnosi się do struktury organizacyjnej (kto wytworzył dokument), a nie do układu rzeczowego (o czym jest sprawa). Może być pomocny przy znakowaniu, ale nie jest narzędziem klasyfikacji rzeczowej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się słowo "klasyfikacja" dokumentacji, najczęściej chodzi o układ rzeczowy (tematyczny) i narzędzie typu wykaz akt. Gdy mowa o strukturze organizacyjnej, częściej chodzi o symbole komórek, a nie o klasyfikację rzeczową.
