W archiwistyce zakładowej trzeba odróżniać dwa poziomy dokumentów: akty normatywne/organizacyjne oraz dokumenty ewidencyjne. Pytanie używa sformułowania "przekazują … na podstawie", co wskazuje na podstawę organizacyjną, czyli dokument, który określa reguły postępowania z dokumentacją w jednostce.
Odpowiedź "instrukcji kancelaryjnej" jest poprawna, ponieważ instrukcja kancelaryjna opisuje m.in. sposób postępowania z dokumentacją, jej porządkowanie, kompletowanie oraz zasady przekazywania dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego. To ona tworzy ramy procedury: kto przekazuje, kiedy, w jakiej postaci i z jaką ewidencją.
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują do sformułowania pytania?
- "spisu z natury" dotyczy inwentaryzacji składników majątkowych. Jest związany z ustalaniem stanu faktycznego (np. wyposażenia), a nie z przekazywaniem akt jako dokumentacji spraw.
- "spisu zdawczo-odbiorczego" to typowy dokument ewidencyjny, który może towarzyszyć przekazaniu akt i opisuje, co faktycznie przekazano. Jednak sam spis nie jest "podstawą" procedury, tylko jej potwierdzeniem i elementem ewidencji.
- "instrukcji inwentaryzacyjnej" odnosi się do zasad przeprowadzania inwentaryzacji (np. środków trwałych). Nie reguluje obiegu dokumentacji kancelaryjnej ani przekazywania akt do archiwum zakładowego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "na podstawie", często chodzi o dokument regulujący zasady (instrukcja, procedura, regulamin). Gdy pytanie dotyczy "na jakim dokumencie przekazania" lub "jakim wykazem", wtedy zwykle chodzi o spis/wykaz o charakterze ewidencyjnym.
