Koszty utrzymania zapasów (nazywane też kosztami magazynowania lub kosztami posiadania zapasu) to koszty, które pojawiają się dlatego, że firma decyduje się utrzymywać zapas w czasie, zamiast mieć towar "dokładnie na moment" bez składowania.
Do tej grupy zalicza się w szczególności:
- koszty ubytków naturalnych (np. wysychanie, parowanie, uszkodzenia, starzenie się lub utrata wartości w czasie),
- amortyzację magazynu i wyposażenia (regały, wózki, urządzenia) – magazyn i sprzęt zużywają się niezależnie od tego, czy zapas jest szybko rotujący,
- wynagrodzenia magazyniera i inne koszty pracy związane z obsługą składowania, kompletacji i utrzymaniem zapasów w lokalizacji.
Kluczowe jest odróżnienie tej kategorii od innych kosztów logistyki. Koszty zamawiania dotyczą uruchomienia dostawy (np. przygotowanie zamówienia, przyjęcie), a koszty zakupu/transportu wynikają z pozyskania i przewozu towaru. Z kolei koszty braku zapasu wiążą się z niedostępnością (np. opóźnienia, utracona sprzedaż).
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: jeśli koszt powstaje "bo zapas leży w magazynie i trzeba go utrzymać", to jest to koszt utrzymania zapasu; jeśli koszt powstaje "bo trzeba złożyć zamówienie i sprowadzić towar", to zwykle jest to koszt zamawiania lub transportu.
