Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2013



PYTANIE NR 11.
Kto może dokonać zatwierdzenia zmian w wykazie, polegających na wprowadzeniu nowych klas?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zatwierdzenie zmian w wykazie akt polegających na dodaniu nowych klas ma charakter decyzji nadzorczej. W praktyce przypisuje się je dyrektorowi archiwum państwowego, który odpowiada za merytoryczny nadzór nad prawidłową klasyfikacją i kwalifikacją dokumentacji. Kierownik archiwum zakładowego ani dyrektor jednostki nie mają takich uprawnień.

Pełne wyjaśnienie:

Wykaz akt (w tym wprowadzanie nowych klas) jest narzędziem porządkującym dokumentację i łączącym ją z określonymi zasadami postępowania, w tym z kwalifikacją archiwalną oraz organizacją obiegu i przechowywania. Zmiana polegająca na dodaniu nowych klas wpływa na cały system klasyfikacji dokumentacji, dlatego nie jest to wyłącznie techniczna korekta, którą można zatwierdzić "wewnętrznie" bez udziału organu nadzorującego.

Odpowiedź "Dyrektor archiwum państwowego." jest właściwa, ponieważ dyrektor archiwum państwowego jest kojarzony z wykonywaniem nadzoru merytorycznego nad prawidłowym postępowaniem z dokumentacją w jednostkach, w tym nad kształtem narzędzi klasyfikacyjnych. Z tego powodu to on (jako reprezentant archiwum państwowego) może zatwierdzać zmiany w wykazie obejmujące wprowadzanie nowych klas.

Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo wskazują osoby pełniące funkcje, które zwykle realizują zadania organizacyjne lub zarządcze w obrębie jednostki, ale nie pełnią roli zewnętrznego organu nadzoru:

  • "Kierownik archiwum zakładowego." – typowo odpowiada za prowadzenie archiwum zakładowego, ewidencję i przechowywanie dokumentacji oraz stosowanie przyjętych narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, ale zatwierdzanie zmian systemowych w wykazie (zwłaszcza dodawanie klas) wykracza poza standardowe kompetencje wykonawcze.
  • "Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego." – jest to organ na wysokim szczeblu administracji, jednak w kontekście praktycznego zatwierdzania zmian w wykazach akt w konkretnej jednostce wskazanie ministra jest nietrafne i nie odpowiada typowej ścieżce uzgodnień i nadzoru.
  • "Dyrektor jednostki, w której funkcjonuje archiwum zakładowe." – może zatwierdzać rozwiązania wewnętrzne i organizację pracy jednostki, ale sama zmiana wykazu przez wprowadzanie nowych klas jest traktowana jako zagadnienie podlegające nadzorowi merytorycznemu archiwum państwowego.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się zmiana systemowa (np. nowe klasy w wykazie), szukaj odpowiedzi związanej z nadzorem archiwum państwowego, a nie z bieżącym zarządzaniem archiwum zakładowym.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Kto zatwierdza zmiany w wykazie akt polegające na dodaniu nowych klas?
W pytaniach egzaminacyjnych tego typu przyjmuje się, że zatwierdzanie zmian systemowych w wykazie akt (np. dodanie nowych klas) leży po stronie archiwum państwowego, a konkretnie jego dyrektora, jako organu nadzoru merytorycznego.
Co oznacza "wprowadzenie nowych klas" w wykazie akt?
To dodanie nowych pozycji/segmentów klasyfikacji rzeczowej dokumentacji, aby można było poprawnie przypisać nowe typy spraw lub procesów. Taka zmiana wpływa na porządkowanie dokumentów oraz na zasady ich dalszego postępowania.
Dlaczego kierownik archiwum zakładowego nie zawsze może sam zmienić wykaz akt?
Kierownik archiwum zakładowego zwykle odpowiada za prowadzenie archiwum i stosowanie obowiązujących narzędzi, ale zmiany systemowe w wykazie (np. nowe klasy) mają charakter nadzorczy i wymagają zatwierdzenia przez właściwy organ nadzoru, a nie tylko decyzji wykonawczej.
Czy dyrektor jednostki może samodzielnie zatwierdzić nowy wykaz akt?
Dyrektor jednostki ma kompetencje zarządcze wewnątrz organizacji, jednak w zadaniach dotyczących narzędzi kancelaryjno-archiwalnych często kluczowy jest aspekt nadzoru archiwum państwowego. W efekcie sama decyzja wewnętrzna może być niewystarczająca.
Jak odróżnić zmiany techniczne od zmian systemowych w wykazie akt?
Zmiany techniczne to zwykle korekty porządkowe (np. doprecyzowanie nazwy). Zmiany systemowe wpływają na strukturę klasyfikacji, np. dodają nowe klasy lub przebudowują układ. W pytaniach egzaminacyjnych to właśnie zmiany systemowe częściej wymagają zatwierdzenia zewnętrznego.
Kiedy pojawia się potrzeba dodania nowych klas w wykazie akt?
Zwykle wtedy, gdy w jednostce pojawiają się nowe zadania, nowe procedury lub nowe typy spraw, których nie da się poprawnie przypisać do istniejących klas. Dodanie klasy porządkuje dokumentację i ogranicza chaos w znakowaniu oraz archiwizacji.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy pytaniach o kompetencje archiwalne?
Najczęstszy błąd to wybór osoby "najwyższej w hierarchii jednostki" zamiast organu nadzoru. Drugi błąd to mylenie ról: archiwum zakładowe wykonuje zadania w jednostce, a archiwum państwowe pełni funkcje kontrolne i nadzorcze.
Dlaczego odpowiedź z ministrem bywa myląca w takich testach?
Minister kojarzy się z obszarem kultury i dziedzictwa, więc intuicyjnie wygląda "poważnie". W praktyce jednak pytania o zatwierdzanie zmian w wykazie akt dotyczą zwykle poziomu nadzoru archiwum państwowego nad jednostką, a nie decyzji centralnych organów.
Jak uczyć się rozpoznawania organów nadzoru archiwalnego na egzamin?
Pomaga prosta mapa ról: archiwum zakładowe = prowadzenie i ewidencja dokumentacji w jednostce; archiwum państwowe = nadzór merytoryczny i uzgadnianie kluczowych zmian w narzędziach. Rób fiszki z kompetencji i ćwicz na przykładach.
Jakie pojęcia warto znać obok wykazu akt, aby rozwiązać podobne pytania?
Warto znać: klasyfikację rzeczową, kwalifikację archiwalną, kategorię archiwalną, znak sprawy, instrukcję kancelaryjną oraz rolę archiwum zakładowego i archiwum państwowego. Te pojęcia często występują razem w zadaniach EKA.2.
info

Około 46% zdających odpowiada poprawnie na to pytanie. trudne

Według specjalistów z branży: "Zatwierdzenie zmian w wykazie akt polegających na dodaniu nowych klas ma charakter decyzji nadzorczej."

Materiały:

  • Podręcznik/kompendium z zakresu kancelarii i archiwum zakładowego (klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji)
  • Materiały szkoleniowe z nadzoru archiwalnego oraz tworzenia/aktualizacji wykazu akt
  • Instrukcje wewnętrzne jednostek dotyczące wykazu akt i zarządzania dokumentacją (do ćwiczeń na przykładach)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego