Symbol BE oznacza dokumentację, która co do zasady ma kategorię niearchiwalną (B), ale przed podjęciem ostatecznych czynności dotyczących dalszego losu akt wymaga ekspertyzy archiwalnej, czyli oceny wartości dokumentacji przez uprawniony podmiot. W tym modelu procedury nadzorcze i eksperckie są przypisane do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, które ocenia, czy akta powinny być traktowane jak materiał archiwalny, czy mogą pozostać niearchiwalne.
Odpowiedź "Właściwe terytorialnie archiwum państwowe." jest poprawna, bo to archiwum państwowe wykonuje funkcję zewnętrznej, niezależnej oceny archiwalnej, a jego właściwość wynika z terytorialnego podziału zadań. Dzięki temu ekspertyza ma charakter obiektywny i zapewnia jednolite standardy postępowania w skali kraju.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego." – ministerstwo odpowiada za politykę i nadzór na poziomie administracji rządowej, ale nie jest typowym organem wykonującym operacyjne ekspertyzy pojedynczych partii akt w jednostkach.
- "Komisja jednostki organizacyjnej, która wytworzyła akta." – komisje w jednostkach mogą przygotowywać dokumentację do oceny i brakowania, jednak ekspertyza wymagana dla BE nie powinna opierać się wyłącznie na decyzji wewnętrznej jednostki, lecz na ocenie służby archiwalnej.
- "Archiwum zakładowe, w którym akta są przechowywane." – archiwum zakładowe odpowiada za ewidencję, przechowywanie i udostępnianie oraz przygotowanie akt do dalszych czynności, ale nie jest podmiotem właściwym do wykonania ekspertyzy o charakterze zewnętrznym.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o kategorię BE warto zapamiętać schemat: jednostka i archiwum zakładowe przygotowują, a archiwum państwowe ocenia/ekspercizuje.
