We Wstępie do inwentarza poszczególne części mają różne funkcje: jedne opisują kontekst powstania dokumentacji, inne – losy zespołu, a jeszcze inne – cechy samych materiałów archiwalnych. Jeżeli fragment tekstu dotyczy informacji typowych dla opisu zasobu (np. co wchodzi w skład zespołu, jaka jest jego objętość, zakres chronologiczny, układ, kompletność, stan zachowania, ewentualne języki lub rodzaje dokumentacji), właściwą częścią jest "Charakterystyka archiwalna zespołu". To właśnie ta część ma dać użytkownikowi szybki obraz tego, jakie materiały znajdują się w zespole i jakie mają cechy istotne dla korzystania z inwentarza.
Odpowiedź "Dzieje twórcy zespołu" jest nieadekwatna, gdy fragment nie opisuje historii instytucji/osoby wytwarzającej akta (np. zmian organizacyjnych, zakresu kompetencji, przekształceń, które wpływały na powstawanie dokumentacji). Jest to część skoncentrowana na twórcy, a nie na parametrach archiwalnych materiałów.
Odpowiedź "Dzieje zespołu" dotyczy losów samej dokumentacji (np. przejęcia, przemieszczeń, brakowań, strat, porządkowania, zmian nazwy zespołu, sposobu narastania lub przekazywania). Jeśli fragment nie opisuje takich zdarzeń, tylko cechy i strukturę materiałów, to nie jest właściwe miejsce.
Odpowiedź "Analiza metod opracowania" odnosi się do działań archiwisty: przyjętej metody porządkowania, zasad klasyfikacji, sposobu sporządzenia jednostek, zastosowanych reguł opisu i ewentualnych odstępstw. Nie służy ona do przedstawiania podstawowej charakterystyki zasobu, lecz do omówienia jak opracowano materiały.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal, czy fragment mówi o: (1) historii twórcy, (2) losach dokumentacji, (3) cechach materiałów, czy (4) sposobie opracowania. To cztery różne typy informacji i każdemu odpowiada inna część wstępu.
