W obrocie handlowym dokumenty elektroniczne (np. oferty, zamówienia, potwierdzenia, faktury) powinny być łatwe do odczytania u odbiorcy, mieć stabilny wygląd oraz nadawać się do przechowywania w firmowym archiwum. Z tych powodów najczęściej jako format "końcowy" wybiera się PDF: plik zachowuje układ strony, czcionki i elementy graficzne, a odbiorca może go otworzyć na większości urządzeń bez posiadania tego samego programu, w którym dokument powstał.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- JPEG – to format grafiki rastrowej. Dokument zapisany jako obraz trudniej przeszukiwać, edytować i archiwizować jako dokument handlowy; może też pogorszyć czytelność tekstu lub wymuszać skan/zdjęcie zamiast poprawnego dokumentu.
- MP3 – to format dźwiękowy. Nie służy do zapisu treści dokumentów (tabel, pozycji towarowych, danych kontrahenta) w standardowej postaci pisemnej.
- AVI – to kontener wideo. Podobnie jak MP3 nie jest formatem dokumentowym i nie zapewnia typowej struktury dokumentu handlowego.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się formaty audio/wideo, zwykle są to dystraktory. Dla dokumentów handlowych myśl o formatach dokumentowych (PDF) lub edytowalnych (np. pliki edytora tekstu), a do finalnej wysyłki i archiwum najczęściej wybiera się PDF.
