Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - STYCZEŃ 2015



PYTANIE NR 14.
Która z wymienionych czynności nie może zostać zaplanowana w działalności archiwum zakładowego?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Udostępnianie dokumentacji ma zwykle charakter bieżący i zależy od wniosków oraz potrzeb użytkowników, więc nie da się go zaplanować jako konkretnej czynności do wykonania w określonym terminie. Pozostałe działania (skontrum, brakowanie, przejmowanie) są cykliczne lub organizowane z wyprzedzeniem i typowo ujmuje się je w planie pracy archiwum.

Pełne wyjaśnienie:

Pytanie dotyczy rozróżnienia między czynnościami planowymi (możliwymi do ujęcia w harmonogramie/planie pracy archiwum zakładowego) a czynnościami realizowanymi w trybie bieżącym, zależnymi od zapotrzebowania.

Odpowiedź "Udostępnianie dokumentacji." jest właściwa, ponieważ udostępnianie co do zasady odbywa się wtedy, gdy pojawi się wniosek lub potrzeba informacyjna. Trudno wskazać z góry konkretne terminy i zakres takich spraw w planie pracy jako "zadanie do wykonania" (choć można organizować dyżury, procedury i zasady obsługi, to samego udostępniania nie da się przewidzieć co do czasu i liczby spraw).

Dlaczego pozostałe propozycje są niepoprawne:

  • "Skontrum dokumentacji." – jest to kontrola stanu zasobu/ewidencji, którą można zaplanować (np. rocznie lub w cyklu), określając zakres i terminy.
  • "Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej." – to czynność porządkowa/kwalifikacyjna, którą organizuje się etapami; zwykle wymaga przygotowania, zestawień i czynności formalnych, więc nadaje się do planowania.
  • "Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych." – przekazy można organizować według ustaleń (np. po zakończeniu roku, po zamknięciu spraw, według harmonogramu), dlatego ta czynność jest planowalna.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się sformułowanie "zaplanować", szukaj czynności cyklicznych lub wymagających przygotowania i koordynacji. Czynności uruchamiane przez wniosek użytkownika/interesanta częściej mają charakter doraźny.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest plan pracy archiwum zakładowego?
Plan pracy archiwum zakładowego to zestaw zaplanowanych na dany okres zadań, które można wykonać w określonych terminach (np. kontrole, porządkowanie, brakowanie, przejmowanie akt). Obejmuje czynności cykliczne i organizacyjne, a nie te, które zależą wyłącznie od bieżących wniosków użytkowników.
Dlaczego udostępnianie dokumentacji bywa uznawane za nieplanowalne?
Udostępnianie wynika z zapotrzebowania: wniosków, kontroli, potrzeb komórek organizacyjnych. Nie da się z góry ustalić, ile spraw wpłynie i kiedy, więc trudno wpisać "udostępnianie" jako konkretną czynność do wykonania w danym terminie. Można planować zasady i dyżury, ale nie liczbę udostępnień.
Co to jest skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym?
Skontrum to czynność kontrolna polegająca na sprawdzeniu zgodności stanu faktycznego dokumentacji ze stanem ewidencyjnym (czy akta są, gdzie powinny być, czy nie ma braków). Ponieważ ma charakter kontrolny i wymaga przygotowania, zwykle można je zaplanować w harmonogramie pracy archiwum.
Jak rozpoznać w teście, które czynności archiwum są planowe?
Czynności planowe są zwykle cykliczne lub wynikają z organizacji pracy: mają etapy, wymagają przygotowania, często dotyczą większych partii akt (np. skontrum, brakowanie, przejmowanie). Czynności zależne od wniosku użytkownika są najczęściej doraźne, więc rzadziej dają się zaplanować jako konkretne zadanie na dzień/tydzień.
Kiedy wykonuje się brakowanie dokumentacji niearchiwalnej?
Brakowanie wykonuje się po upływie okresów przechowywania i po spełnieniu warunków organizacyjnych oraz formalnych przyjętych w jednostce. W praktyce przygotowuje się je etapami (wytypowanie, zestawienia, czynności formalne, wydzielenie), dlatego jest to zadanie, które często da się ująć w planie pracy archiwum.
Jakie są najczęstsze błędy przy pytaniach o skontrum i brakowanie?
Najczęściej myli się znaczenia pojęć (skontrum jako "porządkowanie" albo brakowanie jako "przejmowanie"). Drugi błąd to ignorowanie słów kluczowych w pytaniu, np. "zaplanowana". Wtedy wybiera się odpowiedź na podstawie skojarzeń, a nie na podstawie tego, czy czynność ma charakter cykliczny i przewidywalny.
Czy przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych można zaplanować?
Tak, zwykle można zaplanować terminy i zakres przejmowania (np. po zamknięciu roku, po zakończeniu określonych spraw, według ustaleń z komórkami). To czynność organizacyjna wymagająca koordynacji, więc nadaje się do harmonogramowania, w przeciwieństwie do liczby i czasu wpływu wniosków o udostępnienie.
Co oznacza "udostępnianie dokumentacji" w praktyce archiwum?
Udostępnianie to przygotowanie i przekazanie do wglądu (lub w innej dopuszczonej formie) konkretnych akt uprawnionym osobom/komórkom, z zachowaniem procedur ewidencyjnych i ochrony danych. Jest to obsługa bieżąca: pojawia się wtedy, gdy ktoś zgłasza potrzebę skorzystania z dokumentacji.
Jak przygotować się do pytań o zadania archiwum zakładowego na egzaminie?
Wypisz typowe grupy czynności: przejmowanie, ewidencja, przechowywanie, porządkowanie, skontrum, brakowanie, udostępnianie. Następnie przypisz im cechy: cykliczne vs doraźne, wymagające przygotowania vs zależne od wniosków. Na egzaminie zwracaj uwagę na słowa "plan", "harmonogram", "doraźnie".
Dlaczego pytania o planowanie pracy archiwum sprawdzają praktyczne kompetencje?
Bo w realnym archiwum trzeba rozłożyć w czasie zadania, które "zjadają" zasoby (np. skontrum czy brakowanie) i jednocześnie zapewnić obsługę bieżącą. Umiejętność odróżnienia zadań planowalnych od zależnych od wniosków pomaga tworzyć realistyczny plan pracy i unikać zatorów organizacyjnych.
info

Około 47% zdających odpowiada poprawnie na to pytanie. trudne

W praktyce zawodowej kluczowe jest to, że udostępnianie dokumentacji ma zwykle charakter bieżący i zależy od wniosków oraz potrzeb użytkowników, więc nie da się go zaplanować jako konkretnej czynności do wykonania w określonym terminie.

Materiały:

  • Materiały dydaktyczne szkoły/CKZ z zakresu archiwum zakładowego (plan pracy, czynności archiwalne)
  • Słownik terminologii archiwalnej (hasła: skontrum, brakowanie, udostępnianie)
  • Instrukcje i procedury wewnętrzne dotyczące archiwum zakładowego stosowane w jednostce (jeśli dostępne uczniowi)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego