W harmonogramie przygotowania konferencji pierwszeństwo mają czynności, które dostarczają danych wejściowych do dalszych decyzji. Dlatego poprawna jest odpowiedź "Ustalenie liczby uczestników." Liczba uczestników wpływa na praktycznie każdy kolejny etap: wielkość i układ sali, zapotrzebowanie na sprzęt, liczbę materiałów (identyfikatory, programy, teczki), a także skalę usług (np. catering) i koszty.
Dlaczego pozostałe propozycje nie powinny być pierwsze w typowym planowaniu?
- "Zarezerwowanie sali." bywa pilne, ale bez informacji o liczbie osób łatwo zarezerwować salę zbyt małą (ryzyko organizacyjne) albo zbyt dużą (zbędny koszt). Rezerwacja jest zwykle decyzją wynikającą z przewidywanej frekwencji i wymagań logistycznych.
- "Wysłanie zaproszeń." to działanie komunikacyjne, które powinno być oparte na ustalonej grupie docelowej oraz założeniach organizacyjnych. W praktyce zaproszenia często zawierają informacje zależne od organizacji (miejsce, forma, ograniczenia liczby miejsc), więc wysyłkę planuje się po wstępnym określeniu skali i zasobów.
- "Przygotowanie preliminarza kosztów." preliminarz wymaga parametrów do kalkulacji (np. koszt "na osobę", liczba osób, zakres materiałów). Bez szacunku uczestników budżet jest obarczony dużym błędem i trudno go porównać z możliwościami finansowymi.
Na egzaminie warto szukać odpowiedzi, która odblokowuje planowanie pozostałych zadań. Jeśli jakaś czynność determinuje kilka kolejnych (zasoby, koszty, logistykę i komunikację), zwykle powinna znaleźć się na początku harmonogramu.
