W archiwum zakładowym część działań ma charakter planowy, czyli można je ująć w rocznym lub okresowym harmonogramie prac (np. według terminów, zasobów kadrowych i priorytetów). Są to zwłaszcza czynności, które archiwum inicjuje i realizuje w ramach własnej organizacji pracy.
Wypożyczanie akt (rozumiane jako udostępnianie dokumentacji na zewnątrz archiwum w trybie wypożyczenia) jest w dużej mierze reaktywne: pojawia się wtedy, gdy konkretna komórka organizacyjna lub uprawniony użytkownik zgłosi potrzebę skorzystania z akt. Nie da się z góry przewidzieć, ile takich wniosków wpłynie i kiedy, dlatego tej czynności nie planuje się w sensie "z góry ustalonej liczby i terminów realizacji". Można co najwyżej zaplanować zasoby (np. dyżury, czas na obsługę), ale nie same wypożyczenia jako zadanie do wykonania w danym dniu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Przyjmowanie akt – jest związane z porządkowaniem przekazań z komórek organizacyjnych i można je planować (np. okresami spływu dokumentacji, kampaniami porządkowymi, terminami wynikającymi z organizacji pracy jednostki).
- Brakowanie akt – to czynność zwykle realizowana etapami, wymagająca przygotowania dokumentacji do wycofania z zasobu; w praktyce często planuje się ją w cyklach (np. w określonych miesiącach) oraz po analizie upływu okresów przechowywania.
- Porządkowanie akt – to typowa praca wewnętrzna archiwum (układ, opisy, ewidencja), którą można zaplanować według zasobu, priorytetów i dostępnego czasu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "co trudno zaplanować", szukaj czynności zależnej od nieprzewidywalnych wniosków użytkowników, a nie od harmonogramu prac archiwum.
