W księgach rachunkowych nie ujmuje się zdarzeń "na podstawie dowolnego dokumentu", lecz na podstawie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej. Takim typowym dowodem źródłowym w obrocie gospodarczym jest faktura VAT, która dokumentuje sprzedaż lub zakup oraz zawiera dane pozwalające opisać i wycenić operację.
Odpowiedź "Faktura VAT." jest poprawna, ponieważ spełnia rolę dokumentu źródłowego, na podstawie którego dokonuje się dekretacji i zapisu w księgach (np. ujęcia kosztu, przychodu, rozrachunków oraz VAT).
Pozostałe odpowiedzi nie są właściwą podstawą zapisu operacji gospodarczej w księgach:
- "Faktura pro forma." wygląda podobnie do faktury, ale ma charakter wstępny i informacyjny (np. oferta/wezwanie do zapłaty). Nie potwierdza sama w sobie wykonania dostawy lub usługi, dlatego nie powinna stanowić podstawy księgowania operacji.
- "Umowa dostawy." jest dokumentem cywilnoprawnym regulującym prawa i obowiązki stron. Może być ważnym załącznikiem lub uzasadnieniem transakcji, ale nie jest typowym dowodem księgowym potwierdzającym, że operacja faktycznie została wykonana i w jakiej wartości została rozliczona.
- "Nota korygująca." służy do poprawiania błędów formalnych (np. danych nabywcy) w otrzymanej fakturze. Nie dokumentuje samodzielnie nowej operacji gospodarczej, więc nie stanowi podstawy pierwotnego ujęcia zdarzenia w księgach.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać regułę: księgujemy na podstawie dokumentu, który potwierdza wykonanie operacji i jej wartość. Dokumenty "informacyjne" oraz "korygujące formalnie" mogą towarzyszyć zapisom, ale nie zastępują dowodu źródłowego.
