Podczas odbioru dostawy pracownik powinien porównać zamówienie oraz dokumenty dostawy z faktycznie przyjętą ilością towaru. Jeżeli wystąpią różnice (np. braki, nadwyżki, pomyłki ilościowe), konieczne jest ich formalne udokumentowanie.
W takiej sytuacji właściwym dokumentem jest "Protokół różnic". Jego rolą jest opisanie stwierdzonych niezgodności ilościowych (a w praktyce często także jakościowych, jeśli wystąpią) oraz wskazanie pozycji, których rozbieżność dotyczy. Taki protokół ułatwia późniejsze dochodzenie roszczeń, wyjaśnienie z dostawcą/przewoźnikiem i zapewnia spójność dokumentacji.
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują?
- "Specyfikację dostawy" można rozumieć jako wykaz towarów w przesyłce, ale sama specyfikacja nie jest dokumentem potwierdzającym, że wykryto różnice i jakie dokładnie one są. Może być załącznikiem, lecz nie zastępuje protokołu rozbieżności.
- "Pz – przyjęcie z zewnątrz" dotyczy ewidencji przyjęcia do magazynu (rejestruje fakt przyjęcia). Nie jest dokumentem przeznaczonym do opisania sporu/rozbieżności ilościowej względem zamówienia.
- "Wz – wydanie na zewnątrz" dokumentuje wydanie towaru z magazynu na zewnątrz, więc odnosi się do zupełnie innego kierunku obrotu niż odbiór dostawy.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się warunek "stwierdzenia niezgodności podczas odbioru", szukaj dokumentu opisującego różnice, a nie dokumentu ewidencyjnego samego przyjęcia lub wydania.
