Dokumentem, który opisuje sposób obiegu dokumentów w instytucji, jest instrukcja kancelaryjna. To ona porządkuje czynności wykonywane w kancelarii/sekretariacie i komórkach organizacyjnych w toku załatwiania spraw, np. jak przyjmować korespondencję, jak ją rejestrować, znakować, dekretować, przekazywać między stanowiskami, a także jak kompletować akta sprawy.
Odpowiedź "Instrukcja archiwalna" jest nieprawidłowa, ponieważ taki dokument koncentruje się na postępowaniu z dokumentacją po zakończeniu spraw (np. zasady pracy archiwum zakładowego, porządkowanie, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie), a nie na bieżącym obiegu pism w toku pracy kancelaryjnej.
Odpowiedź "Rzeczowy wykaz akt" (często w praktyce jako JRWA) także nie spełnia tego zadania: jego główną rolą jest klasyfikacja dokumentacji (przypisanie do haseł) oraz kwalifikacja (kategorie archiwalne i okresy przechowywania). Może wspierać porządkowanie akt, ale nie opisuje krok po kroku obiegu korespondencji.
Odpowiedź "Regulamin organizacyjny" jest zwykle dokumentem opisującym strukturę jednostki, zadania komórek i zakresy kompetencji. Może zawierać ogólne zapisy o obiegu informacji, jednak szczegółowe procedury obiegu dokumentów normuje instrukcja kancelaryjna.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "obieg dokumentów", "czynności kancelaryjne", "rejestracja pism" – najczęściej kluczem jest instrukcja kancelaryjna. Gdy mowa o przechowywaniu, brakowaniu lub udostępnianiu – wtedy zakres przesuwa się w stronę archiwum zakładowego i instrukcji archiwalnej.
