Dokumentem, który opisuje zasady postępowania z dokumentacją w jednostce (jak prowadzić sprawy, jak gromadzić i przechowywać akta bieżące w komórkach organizacyjnych oraz jak je przekazywać do archiwum zakładowego), jest instrukcja kancelaryjna. To ona porządkuje praktyczną stronę pracy biurowej: określa procedury, odpowiedzialności i podstawowe reguły obiegu oraz archiwizacji dokumentów w toku pracy.
Odpowiedź "Statut zakładu pracy" jest nieadekwatna, ponieważ statut ma zwykle charakter ustrojowy/organizacyjny: określa cele, strukturę, zadania i podstawy działania jednostki. Nie jest to dokument, który w typowym ujęciu szczegółowo reguluje codzienne czynności kancelaryjne i archiwalne.
Odpowiedź "Regulamin organizacyjny" również nie jest właściwa: koncentruje się na organizacji pracy, kompetencjach komórek, podległościach i zadaniach. Może zawierać ogólne zapisy o nadzorze nad dokumentacją, ale nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej jako zbioru procedur kancelaryjno-archiwalnych.
Odpowiedź "Jednolity rzeczowy wykaz akt" to narzędzie klasyfikacyjne: służy do porządkowania dokumentacji według haseł i symboli oraz do przypisywania kategorii archiwalnej. Nie opisuje kompleksowo trybu przechowywania akt bieżących i przekazywania ich do archiwum zakładowego, tylko wspiera porządkowanie i kwalifikowanie dokumentacji.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawiają się frazy "zasady przechowywania akt", "tryb przekazywania", "czynności kancelaryjne", najczęściej chodzi o instrukcję kancelaryjną (procedury). Jeśli mowa o "symbolach klasyfikacyjnych" i "kategoriach archiwalnych", wtedy trop prowadzi do wykazu akt.
