Dokumentem sporządzanym w recepcji, który obejmuje warunki rezerwacji, jest potwierdzenie rezerwacji. Jego zadaniem jest jednoznaczne utrwalenie ustaleń między obiektem a gościem (lub firmą/pośrednikiem), tak aby obie strony miały tę samą informację o tym, co zostało zarezerwowane i na jakich zasadach.
W praktyce potwierdzenie rezerwacji zawiera m.in.: daty przyjazdu i wyjazdu, liczbę osób, typ pokoju/standard, cenę i walutę, warunki płatności (np. przedpłata, gwarancja), a także warunki anulacji i ewentualne dodatkowe ustalenia (np. godziny doby hotelowej, życzenia szczególne). To właśnie te elementy stanowią "warunki rezerwacji", więc ten dokument najlepiej odpowiada treści pytania.
Odpowiedź "Karta pobytu" jest nieprawidłowa, ponieważ karta pobytu jest dokumentem związanym z pobytem (check-in, dane meldunkowe, zgody, podpisy), a nie z ustalaniem i komunikowaniem warunków rezerwacji przed przyjazdem. Może nawiązywać do rezerwacji, ale nie pełni roli dokumentu warunków rezerwacyjnych.
Odpowiedź "Raport dobowy" również nie pasuje: raport dobowy służy przede wszystkim raportowaniu pracy recepcji i zdarzeń/rozliczeń z danej doby. Nie jest dokumentem wysyłanym do gościa w celu potwierdzenia warunków rezerwacji.
Odpowiedź "Voucher" bywa kojarzona z rezerwacją, ale zazwyczaj jest dokumentem wystawianym przez organizatora/pośrednika (np. biuro podróży) jako potwierdzenie wykupionej usługi. W tym pytaniu chodzi o dokument sporządzony przez recepcjonistę, dlatego właściwe jest potwierdzenie rezerwacji.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "warunki rezerwacji" (cena, termin, anulacja, płatność), szukaj dokumentu, który formalizuje ustalenia rezerwacyjne, a nie dokumentów meldunkowych czy raportowych.
