W obrocie towarowym ważne jest rozróżnienie dokumentów według momentu w procesie: złożenie zamówienia, przygotowanie towaru, wysyłka, dostawa i odbiór. Pytanie dotyczy sytuacji, w której dostawca informuje odbiorcę, że towar został wysłany (np. nadany do transportu). W tym celu stosuje się awizo – czyli zawiadomienie o wysyłce/dostawie, które ma uprzedzić odbiorcę i ułatwić przygotowanie przyjęcia.
Odpowiedź "Awizo" jest poprawna, bo sens tego dokumentu polega na powiadomieniu odbiorcy o fakcie wysyłki lub planowanej dostawy. Dzięki temu odbiorca może zaplanować rozładunek, personel, miejsce składowania oraz weryfikację dostawy.
- "Specyfikację" wybiera się błędnie, ponieważ specyfikacja opisuje zwykle co jest w dostawie (asortyment, ilości), a nie służy przede wszystkim jako komunikat o samym fakcie wysyłki. Może towarzyszyć dostawie, ale nie jest typowym "powiadomieniem o wysyłce".
- "Potwierdzenie zamówienia" dotyczy etapu, gdy sprzedawca/dostawca potwierdza przyjęcie zamówienia do realizacji (czyli dzieje się to przed wysyłką). To inny cel i inny moment procesu.
- "Zawiadomienie o odbiorze" odnosi się do czynności odbioru (albo informacji, że odbiór nastąpił/ma nastąpić). To etap po wysyłce, więc nie spełnia warunku z pytania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "powiadomienie o wysyłce", szukaj pojęć typu awizo (zawiadomienie), a gdy mowa o "zawartości dostawy" – wtedy częściej pasuje specyfikacja. Gdy mowa o "przyjęciu zamówienia" – właściwe jest potwierdzenie zamówienia.
