W archiwum zakładowym nie każda dokumentacja jest udostępniana w identyczny sposób. Kluczowa jest rola danego rodzaju dokumentów w systemie kancelaryjno-archiwalnym oraz ryzyko wynikające z ich wynoszenia poza archiwum.
Spisy zdawczo-odbiorcze akt są dokumentacją ewidencyjną: potwierdzają przekazanie akt do archiwum, opisują ich skład i stanowią podstawę kontroli zasobu (co zostało przyjęte, w jakiej liczbie jednostek, z jakich komórek). Ponieważ na ich podstawie rozlicza się obieg dokumentacji i odtwarza historię przekazania, w praktyce udostępnia się je do wglądu na miejscu, w pomieszczeniach archiwum, w sposób nadzorowany.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie są najlepsze?
- Akta kategorii A to materiały archiwalne o trwałej wartości, ale samo oznaczenie kategorii nie przesądza, że udostępnianie zawsze musi odbywać się wyłącznie w archiwum zakładowym; kluczowy jest tryb udostępniania i zabezpieczenia, a nie etykieta kategorii.
- Akta osobowe oraz listy płac i kartoteki wynagrodzeń zawierają dane wrażliwe, więc ich udostępnianie bywa ograniczane i wymaga uprawnień, jednak pytanie dotyczy rodzaju dokumentacji udostępnianej wyłącznie w pomieszczeniach archiwum zakładowego. W praktyce to właśnie dokumentacja ewidencyjna archiwum (spisy) powinna pozostawać na miejscu ze względu na funkcję kontrolną.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się dokumenty "o treści" (np. osobowe, płacowe) i dokumenty "o ewidencji" (spisy), w pytaniach o organizację archiwum często właściwa jest odpowiedź związana z ewidencją i nadzorem nad zasobem.
