W archiwum zakładowym proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej powinien być poprzedzony typowaniem, czyli wskazaniem konkretnych jednostek (teczek, tomów, nośników) przewidzianych do wycofania z zasobu. Aby typowanie było rzetelne, musi opierać się na narzędziu, które pozwala ustalić, co i kiedy zostało przekazane do archiwum, pod jaką sygnaturą i w jakiej liczbie jednostek.
Taką funkcję spełnia odpowiedź "Spis zdawczo-odbiorczy akt." Jest to typowy środek ewidencyjno-informacyjny wykorzystywany do identyfikacji przekazanej dokumentacji (w tym niearchiwalnej). Dzięki spisom można wytypować jednostki odpowiadające określonym kategoriom/okresom przechowywania oraz sprawdzić ich kompletność w ewidencji.
- Odpowiedź "Inwentarz archiwalny." jest nieadekwatna, bo inwentarz służy przede wszystkim do opracowania i opisu zasobu archiwalnego oraz ułatwia jego udostępnianie; nie jest typowym narzędziem do selekcji dokumentacji niearchiwalnej do brakowania w rozumieniu ewidencji przekazań.
- Odpowiedź "Protokół kontrolny archiwum państwowego." dotyczy czynności kontrolnych wykonywanych przez organ zewnętrzny; nie jest środkiem ewidencyjno-informacyjnym do typowania jednostek w bieżącej pracy archiwum zakładowego.
- Odpowiedź "Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej." odnosi się do oceny i dokumentowania decyzji w procedurze, ale pytanie wymaga wskazania środka ewidencyjno-informacyjnego, a nie dokumentu opisującego wynik oceny.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pada sformułowanie "środek ewidencyjno-informacyjny", szukaj narzędzi typu spis, wykaz, rejestr, a nie protokołów kontroli czy opisowych opracowań zasobu.
