Instrukcja kancelaryjna to dokument porządkujący sposób postępowania z dokumentacją w toku jej powstawania i załatwiania spraw. W praktyce obejmuje ona przede wszystkim: przyjmowanie i obsługę przesyłek, rejestrowanie spraw, prowadzenie akt spraw oraz reguły dokumentowania czynności i decyzji w sprawie. Dlatego tytuły rozdziałów odnoszące się do przyjmowania przesyłek oraz do rejestracji spraw i ich dokumentowania są spójne z zakresem instrukcji kancelaryjnej.
Również rozdział opisany jako przechowywanie i udostępnianie dokumentacji przez komórki organizacyjne może należeć do instrukcji, bo instrukcja ustala zasady postępowania z dokumentacją w jednostce (np. jak długo i w jakich warunkach komórka przechowuje akta bieżące, kiedy i na jakich zasadach je udostępnia, kiedy przekazuje dalej).
Natomiast sformułowanie "przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji" jest typowe dla obszaru archiwum zakładowego i czynności archiwalnych. "Zgromadzona dokumentacja" oraz "ewidencja" kojarzą się z etapem po zakończeniu sprawy i z zarządzaniem zasobem (rejestrowanie, kontrola stanu, zabezpieczenie, udostępnianie według zasad archiwalnych), a nie z bieżącą kancelarią.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są mniej trafne jako "nie należące"? Bo opisują czynności kancelaryjne wykonywane na początku i w trakcie prowadzenia sprawy albo reguły postępowania w komórkach organizacyjnych. Najczęstsza pułapka na egzaminie polega na mieszaniu terminów: instrukcja kancelaryjna dotyczy procedur kancelaryjnych, a instrukcje/zasady archiwalne (archiwum zakładowe) obejmują m.in. ewidencję i zabezpieczanie zasobu.
