Do rozliczenia finansowego imprezy turystycznej potrzebne są dokumenty, które potwierdzają faktyczne koszty poniesione na realizację świadczeń składających się na imprezę (np. noclegi, transport, wyżywienie, bilety, usługi pilota/przewodnika). Takim dokumentem jest faktura od usługodawcy, bo stanowi dowód, że usługa została rozliczona kwotowo i może być ujęta jako koszt w zestawieniu finansowym imprezy.
Pozostałe propozycje nie pełnią tej samej funkcji:
- "Umowa hotelowa" opisuje warunki (ceny, terminy, liczby miejsc, standard, zasady anulacji), ale sama w sobie nie jest rozliczeniem wykonanej usługi. Może być podstawą do weryfikacji faktury, jednak nie zastępuje dokumentu kosztowego.
- "Umowa z kontrahentem" (np. z przewoźnikiem lub innym dostawcą) również określa zasady współpracy i zobowiązania stron. W rozliczeniu jest ważna pomocniczo, ale nie potwierdza, jaka kwota została ostatecznie naliczona za konkretne wykonanie usługi w danej imprezie.
- "Raport kasowy" jest dokumentem wewnętrznym dotyczącym operacji gotówkowych w kasie (wpłat i wypłat). Może wystąpić przy pobraniu lub wydaniu gotówki, lecz nie jest typowym dowodem kosztu usługi zakupionej od zewnętrznego usługodawcy i nie zastępuje faktury.
W praktyce zawodowej technika organizacji turystyki kluczowe jest kompletowanie dokumentów od wszystkich usługodawców, porównanie ich z warunkami umów oraz zebranie ich w dokumentacji imprezy. Dzięki temu można policzyć koszty, marżę oraz przygotować końcowe rozliczenie imprezy.
