W trakcie realizacji projektu pojawił się koszt dodatkowy (zakup sprzętu), którego nie było w pierwotnym kosztorysie. W takiej sytuacji prawidłowe postępowanie to zgłoszenie odchylenia kosztowego i uzyskanie akceptacji klienta na zwiększenie budżetu lub zmianę zakresu prac. Dzięki temu:
- utrzymujesz kontrolę kosztów i nie zaniżasz realnego wyniku projektu,
- działasz transparentnie wobec interesariusza (klienta),
- chronisz się przed sporem o rozliczenie (klient wie, za co dopłaca),
- umożliwiasz decyzję: dopłata, zmiana rozwiązania technicznego, ograniczenie zakresu lub przesunięcie terminu.
Odpowiedź "Poinformować klienta o dodatkowych kosztach i poprosić o zgodę na zmianę kosztorysu." jest więc poprawna, bo odpowiada standardowej praktyce zarządzania zmianą: identyfikacja zmiany → ocena wpływu na koszt → komunikacja → zatwierdzenie → aktualizacja dokumentów i planu.
Dlaczego pozostałe propozycje są niewłaściwe?
- "Kontynuować projekt bez zmian." – ignoruje odchylenie budżetu. W praktyce prowadzi do niekontrolowanego wzrostu kosztów po stronie wykonawcy albo do spadku jakości, jeśli będziesz próbować "zmieścić się" w budżecie kosztem parametrów.
- "Zakupić sprzęt bez informowania klienta." – to błąd komunikacyjny i organizacyjny: klient może nie zaakceptować dopłaty, a koszty mogą stać się nienależne do rozliczenia. W firmach często narusza to też wewnętrzne procedury zakupów i zatwierdzeń.
- "Zrezygnować z projektu." – jest nieproporcjonalne. Dodatkowy koszt nie musi oznaczać konieczności przerwania prac; najpierw należy zaproponować zmianę kosztorysu albo warianty alternatywne.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy kosztów dodatkowych w trakcie realizacji, najczęściej poprawna jest odpowiedź łącząca informowanie interesariusza i formalną akceptację zmiany (aktualizacja kosztorysu/aneks/zgoda).
