Notatka służbowa sporządzona po ujęciu osoby (np. gdy w bagażu ujawniono broń) jest dokumentem opisującym przebieg interwencji: kto, kiedy i w jakich okolicznościach podjął czynności, jakie były podstawy ujęcia, co ujawniono oraz jakie działania wykonano do czasu przekazania osoby właściwym służbom.
W praktyce zabezpieczenia imprez masowych kluczowe jest rozróżnienie ról poszczególnych podmiotów. Policja jest formacją właściwą do podejmowania czynności związanych z podejrzeniem popełnienia czynu zabronionego, zabezpieczeniem dowodów oraz dalszym postępowaniem. Z tego względu to żądanie Policji jest właściwą podstawą do udostępnienia notatki służbowej, ponieważ dokument ma wartość dla czynności służbowych prowadzonych przez ten organ.
Odpowiedź "Organizatora imprezy masowej" jest myląca, bo organizator odpowiada za organizację i zapewnienie warunków bezpieczeństwa, ale nie jest organem prowadzącym czynności w sprawie ujawnionej broni. Może potrzebować informacji organizacyjnych, jednak nie oznacza to automatycznego prawa do wglądu w dokumentację interwencji sporządzoną na potrzeby czynności służbowych.
Odpowiedź "Przedstawiciela samorządu terytorialnego" również nie jest właściwa: przedstawiciel administracji może pełnić funkcje nadzorcze lub organizacyjne, ale nie zastępuje organów ścigania w zakresie żądania dokumentacji z ujęcia.
Odpowiedź "Funkcjonariusza Państwowej Straży Pożarnej" jest błędna, ponieważ PSP koncentruje się na bezpieczeństwie pożarowym i działaniach ratowniczych. Sam fakt ujawnienia broni i ujęcia osoby nie stanowi obszaru, w którym PSP jest właściwym organem do żądania notatki z czynności ujęcia.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się ujęcie osoby oraz ujawnienie broni, najpierw ustal, który podmiot ma kompetencje do prowadzenia dalszych czynności i zabezpieczenia sprawy. To zwykle pozwala prawidłowo wskazać adresata dokumentacji.
