W opisanej sytuacji nabywca zgłasza reklamację z powodu uszkodzenia towaru, a sprzedawca reklamację uznaje. Uznanie reklamacji w praktyce obrotu oznacza, że trzeba odzwierciedlić skutki tej decyzji w dokumentacji sprzedaży: może to być obniżenie ceny, zwrot towaru, zwrot części wartości albo inna zmiana wpływająca na dane sprzedażowe.
Dokumentem właściwym do zmiany danych z pierwotnej faktury jest faktura korygująca. To ona służy do skorygowania elementów merytorycznych rozliczenia (np. wartości, ilości, stawki, rabatu), czyli tego, co ma znaczenie finansowe i ewidencyjne.
- "Duplikat faktury" jest stosowany wtedy, gdy pierwotna faktura została zniszczona albo zaginęła i trzeba wystawić jej ponowny egzemplarz. Nie dokumentuje on nowego zdarzenia ani uznanej reklamacji – tylko odtwarza dokument już wystawiony.
- "Nota korygująca" jest powiązana z poprawianiem wybranych danych o charakterze formalnym (np. pomyłek w nazwie/adresie), a nie z korektą wartości sprzedaży wynikającą z reklamacji. W związku z tym nie jest typowym dokumentem do rozliczenia skutków uznanej reklamacji uszkodzonego towaru.
- "Rachunek" nie jest właściwym dokumentem w sytuacji, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą i konieczna jest jej korekta. Nie zastępuje też faktury korygującej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści zadania pojawia się uznanie reklamacji, zwrot lub obniżka, najczęściej trzeba myśleć o dokumencie, który koryguje pierwotną fakturę pod względem rozliczeniowym, czyli o fakturze korygującej.
