Opis w pytaniu wskazuje na czynność fizyczną: "wydzielenie fizyczne z całego zasobu" oraz "umieszczenie na odrębnych regałach" materiałów należących do poszczególnych zespołów archiwalnych. Taki zakres działań odpowiada etapowi nazywanemu segregacją dokumentacji – chodzi o rozdzielenie (oddzielenie) dokumentów według przynależności zespołowej i przygotowanie zasobu do dalszego, bardziej szczegółowego porządkowania.
Odpowiedź "Segregacja dokumentacji" jest więc właściwa, bo akcentuje: (1) rozdzielenie materiałów z całości zasobu, (2) kryterium rozdziału – zespół archiwalny, (3) praktyczny skutek w magazynie – osobne ustawienie na regałach.
Pozostałe propozycje nie pasują do opisu:
- "Kwalifikacja archiwalna" dotyczy przyporządkowania dokumentacji do kategorii archiwalnej (np. ze względu na wartość i okres przechowywania), a nie fizycznego ustawiania zespołów na oddzielnych regałach.
- "Studia wstępne" to prace przygotowawcze (rozpoznanie zasobu, analiza stanu i struktury), czyli etap koncepcyjny, a nie działanie magazynowe polegające na wydzieleniu i ustawieniu.
- "Systematyzacja dokumentacji" wiąże się z układaniem materiałów według przyjętego schematu (np. rzeczowego, chronologicznego, kancelaryjnego). Może następować po wydzieleniu zespołów, ale sama systematyzacja nie jest równoważna z fizycznym rozdzieleniem całego zasobu na zespoły i ustawieniem ich oddzielnie.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać prostą regułę: gdy w treści pojawia się fizyczne rozdzielenie i oddzielne ustawienie części zasobu, najczęściej testowana jest właśnie segregacja. Gdy mowa o kategoriach i okresach przechowywania – chodzi o kwalifikację, a gdy o układzie wewnętrznym – o systematyzację.
