Przekazując nośniki cyfrowe ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego, kluczowe jest takie przygotowanie materiału, aby archiwista mógł go jednoznacznie zidentyfikować, przyjąć oraz zarejestrować. Podstawowym narzędziem tej identyfikacji jest spis zdawczo-odbiorczy, w którym ujmuje się m.in. oznaczenie nośnika, typ nośnika oraz znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny.
Odpowiedź "chronologicznie" jest najbardziej spójna z typową logiką przekazywania zbiorów do archiwum: zbiory dokumentacji elektronicznej powstają w czasie (dla danego roku/okresu), a przekazanie następuje po określonym czasie liczonym w pełnych latach kalendarzowych. W praktyce ułatwia to kontrolę kompletności, wyszukiwanie oraz późniejsze udostępnianie materiałów.
- "formatami" jest nietrafne, ponieważ format pliku nie jest podstawowym kryterium porządkowania przekazania; może się zmieniać, a archiwizacja skupia się na identyfikacji i ewidencji nośników oraz ich zawartości w powiązaniu ze sprawami.
- "alfabetycznie" bywa stosowane przy wykazach nazw, ale dla przekazania nośników nie jest naturalnym kryterium, bo nośniki identyfikuje się głównie przez oznaczenia i powiązania ze sprawami/klasyfikacją, a nie przez "nazwy" porządkowane jak słownik.
- "rodzajami" jest zbyt ogólne: samo grupowanie według rodzaju nośnika (np. płyta, pendrive) nie porządkuje materiału w sposób, który wspiera kontrolę ciągłości przekazywanych zbiorów i ich relacji czasowej.
Wskazówka egzaminacyjna: w zadaniach dotyczących archiwum zakładowego najpierw myśl o tym, co zapewnia ewidencję i odtworzenie porządku przekazania (spis, identyfikacja, ciągłość roczników/okresów), a dopiero potem o cechach technicznych nośników.
