W przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. obowiązuje ogólna zasada skróconego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Prawidłowy okres to 10 lat, przy czym kluczowe jest to, jak liczy się ten termin: nie od daty rozwiązania umowy (np. 15.03.2025), lecz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (czyli od 31.12.2025).
Dlatego odpowiedź "10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał." jest poprawna: obejmuje zarówno właściwą długość okresu, jak i właściwy moment rozpoczęcia jego biegu.
Pozostałe propozycje są błędne z typowych powodów egzaminacyjnych:
- "50 lat od dnia ustania stosunku pracy." – to dawna, ogólna reguła stosowana przed reformą; obecnie 50 lat dotyczy wybranych sytuacji historycznych (nie jest zasadą dla osób zatrudnionych po 1.01.2019).
- "5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał." – zawiera poprawny sposób liczenia ("od końca roku"), ale błędną długość okresu; takie skrócenie nie wynika z podanych w kontekście zasad.
- "5 lat od dnia wystawienia dokumentu." – myli zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej z innymi rodzajami dokumentów; dodatkowo liczenie "od dnia wystawienia" nie odpowiada regule "od końca roku kalendarzowego".
W praktyce kadrowej poprawne rozróżnienie okresów i sposób liczenia terminu pomaga uniknąć zarówno zbyt wczesnego zniszczenia akt (ryzyko naruszenia obowiązków), jak i ich niepotrzebnego przechowywania (koszty i bałagan archiwalny).
