W przypadku dokumentacji technicznej dotyczącej projektów normatywnych (typowych, powtarzalnych, unifikacyjnych) kluczowe jest zrozumienie, że taki projekt nie musi być związany z jedną, konkretną realizacją. Może być wdrażany wielokrotnie, w różnych obiektach i w różnych terminach. Z tego powodu dokumentacja projektu powinna pozostawać dostępna tak długo, jak długo projekt funkcjonuje w praktyce i jest rozpowszechniany jako aktualny do stosowania.
Poprawna odpowiedź: "wycofania projektu z rozpowszechniania". Ten moment oznacza, że projekt nie będzie już używany w nowych realizacjach, więc dopiero wtedy ma sens rozpoczęcie biegu okresu przechowywania liczonego dla dokumentacji niearchiwalnej. W praktyce archiwalnej to podejście ogranicza ryzyko przedwczesnego brakowania materiałów, które nadal mogą być potrzebne.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "sporządzenia dokumentacji projektowej" – to moment wytworzenia dokumentu, ale w projektach normatywnych nie wyznacza końca jego przydatności. Liczenie od tej daty mogłoby skrócić realną dostępność dokumentacji poniżej potrzeb organizacji.
- "oddania obiektu do użytku" – odnosi się do pojedynczej realizacji, a projekt normatywny może być wdrożony w wielu obiektach. Ta data nie oddaje "cyklu życia" projektu jako wzorca do wielokrotnego stosowania.
- "przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego" – to czynność organizacyjna w zarządzaniu dokumentacją (miejsce przechowywania), a nie przesłanka merytoryczna rozpoczynająca retencję. Dokument może trafić do archiwum zakładowego w różnych momentach, zależnie od praktyki jednostki, co nie powinno zmieniać zasad liczenia okresu przechowywania.
Dla technika archiwisty praktyczna wskazówka brzmi: najpierw rozpoznaj typ projektu (normatywny czy indywidualny), a dopiero potem ustal zdarzenie rozpoczynające bieg retencji. W projektach normatywnych takim zdarzeniem jest zakończenie ich rozpowszechniania.
