W praktyce gabinetu stomatologicznego dokumentacja medyczna musi być prowadzona i przechowywana tak, aby była dostępna do celów leczenia, kontroli i rozliczeń, a jednocześnie chroniona przed dostępem osób nieuprawnionych. Pacjent ma prawo uzyskać dostęp do swojej dokumentacji i może żądać udostępnienia jej w określonym przez siebie zakresie (w tym "pełnej" dokumentacji z danego okresu leczenia). To uprawnienie działa niezależnie od tego, że leczenie zostało już zakończone.
Odpowiedź wskazująca na wydanie pacjentowi kserokopii pełnej dokumentacji odzwierciedla typową, bezpieczną organizacyjnie formę udostępnienia: gabinet zachowuje oryginały w archiwum, a pacjent otrzymuje kopię do swoich potrzeb. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko utraty ciągłości dokumentacji i umożliwia dalsze przechowywanie wymaganych zapisów.
- Stwierdzenia, że udostępnia się tylko wybrane odpisy, a "całości dokumentacji się nie udostępnia", są niezgodne z zasadą, że pacjent może żądać udostępnienia w pełnym zakresie – o ile jest to jego dokumentacja i wniosek jest prawidłowo złożony.
- Wariant uzależniający udostępnienie od nakazu sądowego odzwierciedla częsty błąd: mieszanie sytuacji pacjenta z sytuacją innych podmiotów (np. organów). Pacjent co do zasady nie musi przedstawiać nakazu, aby uzyskać wgląd lub kopię swojej dokumentacji.
- Wariant mówiący o wydaniu kompletu oryginałów bez pozostawienia kopii w archiwum jest ryzykowny organizacyjnie i sprzeczny z obowiązkiem zabezpieczenia ciągłości przechowywania. Oryginały powinny pozostać w podmiocie, a udostępnienie realizuje się przez kopię/odpis/wgląd.
Z perspektywy asystentki stomatologicznej kluczowe jest: przyjęcie wniosku, weryfikacja tożsamości osoby uprawnionej, przygotowanie właściwej formy udostępnienia (najczęściej kopii), odnotowanie faktu udostępnienia oraz dopilnowanie, aby dokumentacja w gabinecie pozostała kompletna i zabezpieczona.
