Protokół to pismo/dokument urzędowy lub służbowy, którego celem jest wierne i uporządkowane udokumentowanie przebiegu spotkania. W praktyce sekretariatu lub komórki administracyjnej protokół może obejmować m.in. datę i miejsce zebrania, listę obecności, porządek obrad, przebieg dyskusji w zakresie istotnym dla sprawy oraz przede wszystkim ustalenia i podjęte uchwały (np. przyjęte wnioski, głosowania, postanowienia).
Dlatego odpowiedź "Protokół." jest właściwa: to właśnie ten dokument tworzy się po zebraniu, aby mieć formalny zapis tego, co się wydarzyło oraz jakie decyzje/uchwały podjęto.
- "Decyzja." – jest dokumentem rozstrzygającym określoną sprawę (np. administracyjną lub wewnętrzną), ale nie służy do opisu przebiegu posiedzenia. Może wynikać z ustaleń, jednak nie zastępuje protokołu.
- "Notatka." – często ma charakter roboczy (np. notatka służbowa, notatka z rozmowy). Może streszczać ustalenia, ale zwykle nie ma formalnej struktury protokołu i nie jest standardowym dokumentem "z obrad" z uchwałami.
- "Zawiadomienie." – to pismo informujące o zdarzeniu, terminie lub czynności (np. o zwołaniu spotkania, zmianie terminu). Nie dokumentuje tego, co działo się podczas spotkania.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawia się "przebieg spotkania", "posiedzenie", "uchwały", "głosowanie", to najczęściej właściwym typem dokumentu jest protokół. Gdy jest mowa o krótkim zapisie okoliczności – notatka. Gdy o poinformowaniu – zawiadomienie. Gdy o formalnym rozstrzygnięciu sprawy – decyzja.
