Korespondencja handlowa obejmuje pisma używane w relacjach gospodarczych między firmami (kontrahentami), służące prowadzeniu wymiany ofertowej, uzgadnianiu warunków oraz realizacji i rozliczaniu transakcji.
"Oferta" jest klasycznym dokumentem handlowym: przedstawia warunki sprzedaży/świadczenia usługi (np. transportu), często stanowi podstawę do złożenia zamówienia lub negocjacji. "Zamówienie" również należy do korespondencji handlowej, bo formalizuje wolę zakupu towaru lub usługi i uruchamia realizację świadczenia. "Reklamacja" to pismo handlowe używane po wykonaniu usługi/dostawie, gdy występują niezgodności (np. uszkodzenie przesyłki, opóźnienie, błędne parametry usługi) i trzeba zgłosić roszczenie lub żądanie korekty.
"Podanie" ma inny cel: zwykle dotyczy spraw urzędowych, administracyjnych lub kadrowych (np. podanie o pracę, o przyjęcie, o wydanie decyzji). Nie jest typowym elementem korespondencji handlowej, bo nie dotyczy zawierania ani realizacji transakcji między przedsiębiorstwami.
W praktyce spedycyjnej rozróżnienie rodzaju pisma pomaga dobrać właściwy tryb obsługi: oferta i zamówienie trafiają do procesu sprzedażowego/operacyjnego, reklamacja do procedur jakości i roszczeń, natomiast podanie do obszaru administracji lub HR.
