Obowiązek przechowywania deklaracji VAT jest powiązany z tym, jak długo organ podatkowy może skutecznie dochodzić zapłaty podatku. Z tego powodu przyjmuje się zasadę: dokumenty należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W tym zadaniu kluczowe jest, aby nie liczyć terminu od dnia złożenia deklaracji (25 maja 2015 r.), tylko od reguły przedawnienia opartej na terminie płatności podatku. Dla rozliczeń miesięcznych VAT termin płatności przypada na 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. Skoro chodzi o VAT za kwiecień 2015 r., termin płatności wypada 25.05.2015.
Następnie stosuje się regułę: przedawnienie następuje po 5 latach liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Skoro termin płatności minął w 2015 r., "koniec roku" to 31.12.2015. Dodanie 5 pełnych lat prowadzi do daty 31.12.2020. Tę datę należy wskazać jako granicę przechowywania deklaracji.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "Do 31 grudnia 2021 r." przesuwa termin o rok, jakby liczyć 6 lat albo mylnie przyjąć inny rok startowy.
- "Do 31 maja 2020 r." oraz "Do 31 maja 2021 r." sugerują liczenie od konkretnej daty w maju (złożenia deklaracji lub terminu 25 maja) zamiast od końca roku kalendarzowego, co jest typowym błędem rachunkowym w podatkach.
W praktyce księgowej często przechowuje się dokumenty rocznikami i z pewnym marginesem, pamiętając, że w niektórych sytuacjach bieg przedawnienia może się wydłużyć (np. w razie zdarzeń przewidzianych prawem).
