Zapisz: datę i identyfikację wsadu, użyty program, wyniki kontroli, opis niezgodności, podjęte działania (sprawdzenie procesu, powtórzenie, serwis/producent), decyzję o losie wyrobów oraz podpis osoby odpowiedzialnej. Dobra dokumentacja pokazuje ciąg przyczynowo‑skutkowy i ułatwia wdrożenie działań zapobiegawczych.