W sytuacji, gdy podczas naprawy wiaduktu kolejowego zużyto więcej materiału niż przewidziano, kluczowe jest udokumentowanie i rozliczenie odchylenia. Dlatego właściwym działaniem jest "Powinien on zaktualizować kosztorys, uwzględniając rzeczywiste zużycie materiałów". Aktualizacja kosztorysu (lub dokumentów kosztowych powiązanych z kosztorysem) pozwala ująć zmianę nakładów w sposób przejrzysty, porównać plan z wykonaniem oraz przygotować podstawę do rozliczeń i raportowania.
Odpowiedź "Powinien on zignorować różnicę i kontynuować prace" jest błędna, bo pomija kontrolę kosztów i ryzyko przekroczenia budżetu. Brak reakcji dokumentacyjnej utrudnia też wyjaśnienie, skąd wzięły się dodatkowe koszty oraz kto za nie odpowiada.
Odpowiedź "Powinien on zwrócić nadmiar zużytych materiałów" jest nielogiczna: skoro materiał został zużyty, nie istnieje "nadmiar zużytych" do zwrotu. Zwrot może dotyczyć jedynie niewykorzystanych materiałów, a problemem w pytaniu jest właśnie zużycie większe od planu.
Odpowiedź "Powinien on zamówić dodatkowe materiały bez aktualizacji kosztorysu" także jest niewłaściwa. Zakup dodatkowych materiałów może być organizacyjnie potrzebny, ale bez ujęcia tego w kosztorysie i dokumentacji kosztowej powstaje rozjazd między planem a wykonaniem. To zwiększa ryzyko błędnych decyzji (np. dalszego planowania robót na nieaktualnych danych) i sporów rozliczeniowych.
W praktyce po wykryciu odchylenia warto: zebrać dane o przyczynie zwiększonego zużycia (zmiana zakresu, błędny przedmiar, odpady technologiczne, warunki obiektu), ująć je w dokumentacji oraz skorygować plan kosztów, aby kolejne etapy prac opierały się na danych rzeczywistych.
