W jednostce organizacyjnej dokumentacja nie powinna być traktowana jak "zbędne papiery" tylko dlatego, że pochodzi z poprzedniego roku. Po zakończeniu spraw, uporządkowaniu akt (np. ułożeniu chronologicznym, sprawdzeniu kompletności, opisaniu teczek) właściwą drogą jest przekazanie dokumentów do archiwum zakładowego. To archiwum odpowiada za ewidencję, przechowywanie oraz nadzór nad dalszym losem akt zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Należy je natychmiast zniszczyć" – niszczenie dokumentacji nie jest decyzją podejmowaną ad hoc podczas porządkowania. W praktyce wymaga spełnienia warunków i procedury przyjętej w jednostce; nie wszystkie dokumenty wolno zniszczyć, a część musi być dostępna przez określony czas.
- "Powinny one być przechowywane przez co najmniej 5 lat" – jedna, stała liczba lat nie pasuje do całej dokumentacji. Okresy przechowywania zależą od rodzaju dokumentów oraz ich kwalifikacji. Właśnie dlatego przekazuje się je do archiwum zakładowego, które zapewnia przechowywanie zgodne z przyjętymi zasadami.
- "Powinny one zostać zarchiwizowane na miejscu" – pozostawienie akt w komórce organizacyjnej nie jest tym samym co archiwizacja. "Na miejscu" przechowuje się zwykle dokumentację bieżącą, a archiwizacja oznacza przekazanie do wyodrębnionej komórki (archiwum zakładowego) wraz z ewidencją i uporządkowaniem.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się "natychmiast zniszczyć" lub jedna sztywna liczba lat, zwykle jest to sygnał, że pomija się formalne zasady obiegu dokumentów. Najbezpieczniejsze i zgodne z praktyką jest przekazanie uporządkowanej dokumentacji do archiwum zakładowego.
