Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - TEST WIEDZY NR 5



PYTANIE NR 13.
Podczas tworzenia spisu teczek akt, napotkałeś na dokumenty o różnym stopniu ważności i różnym czasie przechowywania. Zdecyduj, do której teczki powinieneś umieścić dokument, który ma być przechowywany przez 10 lat.
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dokument, który ma być przechowywany przez 10 lat, należy włączyć do teczki o okresie przechowywania 10 lat.
To zapewnia zgodność porządkowania akt z przyjętym podziałem dokumentacji według czasu retencji i ułatwia późniejsze przekazanie lub brakowanie właściwej grupy akt.

Pełne wyjaśnienie:

W archiwistyce zakładowej dokumenty porządkuje się tak, aby w jednej teczce gromadzić akta o tym samym (albo co najmniej zgodnym) przeznaczeniu oraz o tym samym okresie przechowywania. Jeżeli dokument ma być przechowywany 10 lat, powinien trafić do teczki oznaczonej jako przechowywana przez 10 lat.

Odpowiedź "Teczka z dokumentami do przechowywania przez 10 lat." jest więc właściwa, bo wprost spełnia warunek z treści: wymagany okres retencji dokumentu i okres retencji teczki są zgodne. W praktyce takie grupowanie zmniejsza ryzyko pomyłek przy późniejszym postępowaniu z dokumentacją (np. przygotowaniu do brakowania lub do przekazania do archiwum).

Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo prowadzą do niezgodności okresów przechowywania:

  • "Teczka z dokumentami do przechowywania na stałe." – umieszczenie dokumentu o krótszym okresie w teczce "na stałe" powoduje mieszanie dokumentacji i utrudnia prawidłową selekcję w przyszłości.
  • "Teczka z dokumentami do przechowywania przez 5 lat." – skracałaby wymagany czas przechowywania, co w realnej pracy archiwum jest poważnym błędem (ryzyko zbyt wczesnego brakowania).
  • "Teczka z dokumentami do przechowywania przez 15 lat." – wydłużałaby przechowywanie względem wymaganego okresu i również mieszałaby grupy akt, przez co procesy archiwalne stają się nieczytelne.

Wskazówka egzaminacyjna: w zadaniach o okresach przechowywania najpierw wyodrębnij liczbę lat z treści i dopiero potem sprawdź, która odpowiedź ma identyczny okres. Dopasowanie "wprost" jest tu kluczową regułą.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest okres przechowywania dokumentacji w archiwum?
Okres przechowywania (retencja) to czas, przez jaki dokumentację należy przechowywać, zanim zostanie przekazana dalej lub wybrakowana. W praktyce wynika on z przepisów i dokumentacji normatywnej jednostki (np. wykazu akt), a w pracy archiwisty pomaga porządkować teczki i planować dalsze czynności.
Jak dobrać właściwą teczkę dla dokumentu przechowywanego 10 lat?
Należy włączyć dokument do teczki, która ma ten sam okres przechowywania, czyli "10 lat". Kluczowe jest niedopuszczanie do mieszania akt o różnych okresach, bo utrudnia to późniejsze przekazywanie i selekcję dokumentacji oraz zwiększa ryzyko błędów w brakowaniu.
Dlaczego nie wkłada się dokumentu B10 do teczki przechowywanej na stałe?
Bo miesza to dwie różne grupy dokumentacji: taką, która ma określony czas retencji, oraz taką, która powinna pozostać w zasobie na stałe. Skutkiem są kłopoty organizacyjne (brak czytelności teczki) i ryzyko, że przy selekcji ktoś pominie dokumenty o krótszej retencji lub odwrotnie.
Czy można przechowywać dokument dłużej niż wymagany okres, np. 10 lat w teczce 15 lat?
Organizacyjnie jest to nieprawidłowe, bo burzy porządek archiwalny i utrudnia późniejsze działania (brakowanie, porządkowanie, przekazywanie). Nawet jeśli "dłużej" wydaje się bezpieczniejsze, to w praktyce prowadzi do mieszania akt i problemów z ustaleniem, co kiedy można usunąć lub przekazać.
Jakie są najczęstsze błędy przy segregowaniu akt według lat przechowywania?
Najczęściej pojawia się mylenie liczb (np. 5 vs 10), kierowanie się intuicją "ważniejsze = na stałe" oraz wkładanie dokumentów do teczki "pod temat", ignorując różny okres retencji. Pomaga kontrola oznaczeń teczki i krótkie sprawdzenie zgodności okresu przed wpięciem dokumentu.
Co oznacza w praktyce "przechowywać na stałe" w archiwum zakładowym?
"Na stałe" oznacza, że dokumentacji nie planuje się brakować po upływie określonej liczby lat. Taka dokumentacja jest szczególnie istotna dla pamięci instytucji i stanowi trwałą część zasobu. Dlatego nie powinno się jej mieszać w jednej teczce z aktami o okresach czasowych.
Kiedy stosuje się spis teczek aktowych i po co się go tworzy?
Spis teczek tworzy się podczas porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji, aby uporządkować informacje o zawartości archiwum oraz ułatwić wyszukiwanie akt. Spis pomaga też kontrolować kompletność, chronologię oraz zgodność podziału na teczki, w tym według okresów przechowywania.
Jakie dokumenty decydują o tym, czy coś ma być przechowywane 5, 10 czy 15 lat?
W praktyce decydują o tym wewnętrzne i zewnętrzne regulacje oraz dokumenty normatywne stosowane w jednostce, najczęściej wykaz akt i instrukcje kancelaryjno-archiwalne. To one przypisują klasom spraw kategorie archiwalne i okresy przechowywania, a archiwista stosuje te ustalenia w teczkach.
Dlaczego w jednej teczce nie powinno być dokumentów o różnych okresach przechowywania?
Bo teczka przestaje być jednoznaczna: nie wiadomo, kiedy można ją brakować ani jak ją kwalifikować. Mieszanie retencji zwiększa ryzyko, że część akt zostanie zniszczona za wcześnie albo pozostanie bez potrzeby zbyt długo. Porządek według okresów usprawnia kontrolę i selekcję dokumentacji.
Jak przygotować się do pytań egzaminacyjnych o okresy przechowywania akt?
Ćwicz rozpoznawanie oznaczeń i logikę porządkowania: dokument o danym okresie przechowywania trafia do teczki o tym samym okresie. Ucz się też, że w realnej pracy okresy wynikają z wykazu akt, więc warto rozumieć pojęcia kwalifikacji archiwalnej, brakowania i roli instrukcji kancelaryjnej.
info

Statystycznie 79% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnio łatwe

Materiały:

  • Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) stosowany w danej jednostce
  • Instrukcja kancelaryjna i archiwalna obowiązująca w jednostce
  • Materiały dydaktyczne z zakresu kwalifikacji archiwalnej (kategorie A/B, okresy przechowywania)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego