W archiwum zakładowym informację o tym, co zostało przejęte do zasobu i pod jakimi danymi identyfikacyjnymi występuje, wyszukuje się przede wszystkim w spisie zdawczo-odbiorczym. Taki spis powstaje przy przekazywaniu dokumentacji z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego i stanowi ewidencję przejętych jednostek (np. teczek), umożliwiając ich odnalezienie oraz potwierdzenie faktu przekazania.
Odpowiedź "jednolity rzeczowy wykaz akt" nie pasuje do pytania, bo jest to narzędzie klasyfikacji i kwalifikacji (porządkowania spraw i nadawania kategorii archiwalnych) używane przede wszystkim w kancelarii i w komórkach merytorycznych podczas wytwarzania i prowadzenia dokumentacji. Sam w sobie nie jest ewidencją tego, co faktycznie znajduje się już w zasobie archiwum zakładowego.
Odpowiedź "spis zasobu po skontrum" może kojarzyć się z kontrolą zasobu, ale dotyczy sytuacji inwentaryzacji/porównania stanu w ramach skontrum. To narzędzie kontroli, a nie podstawowa pomoc ewidencyjna służąca do bieżącego wyszukiwania informacji o przejętych jednostkach.
Odpowiedź "wykaz spisów zdawczo-odbiorczych" jest ewidencją samych spisów (czyli dokumentów ewidencyjnych), a nie bezpośrednio ewidencją jednostek archiwalnych. Może pomóc dotrzeć do właściwego spisu, ale pytanie dotyczy pomocy, na podstawie której szuka się informacji w zasobie – tę funkcję spełnia spis zdawczo-odbiorczy, bo zawiera dane o przekazanych teczkach/jednostkach.
Na egzaminie warto zapamiętać rozróżnienie: wykaz akt odpowiada na pytanie "jak klasyfikować i prowadzić sprawy", a spis zdawczo-odbiorczy na pytanie "co i kiedy przekazano do archiwum zakładowego oraz jak to zidentyfikować w zasobie".
