Gdy pracownik korzysta z własnego samochodu do celów służbowych, kluczowe jest rozdzielenie dwóch kwestii:
- tytułu prawnego do korzystania z pojazdu (dlaczego i na jakich zasadach firma może używać cudzego mienia),
- rozliczeń kosztów (jak pracownikowi zwrócić koszty przejazdów, paliwa, eksploatacji – zgodnie z przyjętymi zasadami w organizacji).
W pytaniu chodzi o pierwszy element, czyli o to, jaką umowę sporządzić, aby formalnie uregulować używanie prywatnego pojazdu pracownika w sprawach służbowych. Najtrafniejszą odpowiedzią jest umowa użyczenia pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych, bo dotyczy ona udostępnienia rzeczy do używania na uzgodnionych warunkach (np. czas, zakres korzystania, odpowiedzialność, zasady zwrotu, obowiązek dbania o stan techniczny, kwestie szkód).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Umowa o pracę – służy nawiązaniu lub uregulowaniu stosunku pracy (obowiązki pracownicze, wynagrodzenie, czas pracy). Nie jest właściwym dokumentem do "oddania" pracodawcy prywatnego samochodu do używania.
- Umowa o świadczenie usług – dotyczy wykonywania określonych czynności/usług. W tej sytuacji pracownik nie świadczy odrębnej usługi polegającej na "udostępnianiu auta", tylko wykonuje obowiązki pracownicze, a samochód jest jedynie narzędziem/przedmiotem używania.
- Umowa o dzieło – wymaga z góry oznaczonego rezultatu (dzieła). Sam fakt korzystania z prywatnego pojazdu w pracy nie tworzy "dzieła" i nie opisuje efektu końcowego.
W praktyce kadrowej warto pamiętać, że sama umowa użyczenia zwykle nie wystarcza do rozliczeń – często potrzebne są też dodatkowe ustalenia (np. zasady ewidencji przejazdów i rozliczania kosztów). Jednak pytanie dotyczy wprost rodzaju umowy regulującej korzystanie z pojazdu.
