Aby wyznaczyć rozbieżności między dokumentem a stanem faktycznym w magazynie, porównuje się ilość z faktury (deklarowaną przez dostawcę) z ilością rzeczywistą (policzoną podczas przyjęcia). Najprościej przyjąć definicję:
różnica ilościowa = ilość rzeczywista − ilość na fakturze.
Wtedy znak wyniku ma jasną interpretację:
- wynik ujemny oznacza niedobór (fizycznie jest mniej niż na dokumencie),
- wynik równy zero oznacza brak różnicy (zgodność),
- wynik dodatni oznacza nadwyżkę (fizycznie jest więcej niż na dokumencie).
Dla danych z tabeli:
- Produkt A: 8 − 10 = −2, czyli niedobór 2 sztuk względem faktury.
- Produkt B: 5 − 5 = 0, czyli zgodność (brak różnicy).
- Produkt C: 9 − 7 = +2, czyli nadwyżka 2 sztuk względem faktury.
W praktyce magazynowej takie rozbieżności są podstawą do odnotowania niezgodności w dokumentacji przyjęcia (np. w protokole rozbieżności) i do dalszego wyjaśnienia z dostawcą. Trzeba przy tym uważać na dwie typowe pułapki: po pierwsze, na odwrócenie kolejności odejmowania (co zmienia znak), a po drugie, na traktowanie sformułowań "brak różnicy" oraz "różnica 0" jako czegoś innego — merytorycznie opisują ten sam stan zgodności.
Odpowiedzi wskazujące brak różnicy dla Produktu C są błędne, bo w tabeli widać, że rzeczywista ilość (9) nie jest równa ilości na fakturze (7). Odpowiedź "Brak różnic" jest błędna, bo już w pierwszym wierszu (Produkt A) występuje rozbieżność 2 sztuk.
