Prawidłowa odpowiedź: zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe.
Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość przechowywania treści dokumentacji księgowej w formie elektronicznej, poprzez przeniesienie treści na informatyczne nośniki danych. Jest to rozwiązanie, które wspiera cyfryzację archiwum (np. skanowanie i bezpieczne przechowywanie plików), o ile jednostka zapewnia warunki pozwalające na odtworzenie dokumentów, w tym w postaci wydruku.
Jednocześnie przepisy wprowadzają katalog wyłączeń – pewne grupy dokumentów, których treści nie powinno się przenosić wyłącznie na nośniki informatyczne ze względu na ich szczególne znaczenie prawne i dowodowe. Dlatego w zadaniu należy rozpoznać, które z podanych opcji są wyłączone, a które mogą być przechowywane elektronicznie.
- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe mogą być przechowywane na informatycznych nośnikach danych, ponieważ nie są wskazane w katalogu wyłączeń. W praktyce oznacza to możliwość prowadzenia elektronicznego archiwum sprawozdań (z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa i odtwarzalności).
- Dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości są wyłączone – to dokumentacja o szczególnej wadze prawnej, dlatego nie powinna być "zastępowana" wyłącznie kopią cyfrową.
- Dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów również stanowią wyłączenie – dotyczą odpowiedzialności materialnej i obrotu majątkiem, więc wymagają szczególnej ochrony oryginałów.
- Umowy w sprawie zmiany formy prawnej jednostki w praktyce mogą mieć charakter "znaczących umów" lub innych ważnych dokumentów wskazanych do wyłączenia; w tym ujęciu nie są typowym przykładem dokumentu, który przenosi się wyłącznie na nośniki.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się nieruchomości albo powierzenie odpowiedzialności za majątek, traktuj je jako sygnał możliwego wyłączenia z digitalizacji i sprawdź, czy inne opcje nie pozostają poza tym katalogiem.
