Określenie "sukcesja" odnosi się do sytuacji, w której jedna jednostka organizacyjna przejmuje dokumentację (akta) innej jednostki w związku z przejęciem jej kompetencji. Najczęściej dzieje się to przy reorganizacji: zmianach struktury, podziale lub połączeniu instytucji, zmianach właściwości terytorialnej albo przekazaniu zadań merytorycznych. W takim ujęciu przejmowanie akt jest konsekwencją następstwa w wykonywaniu funkcji i obowiązków, a więc następstwa organizacyjnego.
Odpowiedź "kolekcją" jest nieprawidłowa, ponieważ kolekcja to zbiór dokumentów gromadzonych według określonego klucza (np. tematu, osoby, wydarzenia) i zwykle ma charakter celowego doboru, a nie formalnego przejęcia wynikającego z następstwa kompetencyjnego.
Odpowiedź "archiwizacją" również nie pasuje do definicji. Archiwizacja to działania prowadzące do zabezpieczenia, uporządkowania i przekazania dokumentacji do archiwum (lub utrwalenia jej w określonej postaci), a nie sam fakt przejęcia akt spowodowany przejęciem funkcji merytorycznych lub terytorialnych.
Odpowiedź "brakowaniem" jest błędna, bo brakowanie oznacza selekcję dokumentacji oraz jej wycofanie z zasobu (zwykle przeznaczenie do zniszczenia) zgodnie z zasadami kwalifikacji i okresami przechowywania. To proces "usuwania" części akt, a nie ich przejmowania.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o przejmowanie akt po reorganizacji szukaj terminu opisującego następstwo i kontynuację kompetencji, a nie czynności techniczne (archiwizacja) ani selekcję (brakowanie).
