Dokumenty inwentaryzacyjne (np. zarządzenia o inwentaryzacji, arkusze spisowe, zestawienia różnic, potwierdzenia sald) są elementem dokumentacji systemu rachunkowości, bo służą udokumentowaniu porównania stanu rzeczywistego aktywów i pasywów ze stanem wynikającym z ksiąg.
Minimalny okres ich przechowywania wynosi 5 lat. W praktyce ważne są dwie rzeczy:
- Co obejmuje "dokumentacja inwentaryzacyjna" – chodzi o dokumenty powstałe przy przeprowadzaniu i rozliczaniu inwentaryzacji, a nie np. o inne, odrębne zbiory dokumentów kadrowych czy magazynowych.
- Jak liczy się termin – okres przechowywania liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane zbiory. Przykładowo dokumenty dotyczące inwentaryzacji za rok 2024 przechowuje się do końca 2029 roku.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe? 3 lata zaniża wymagany minimalny okres i nie zabezpiecza obowiązków archiwizacyjnych. 7 lat i 10 lat mogą się pojawiać jako intuicyjne "bezpieczne" wartości albo jako skojarzenie z innymi typami dokumentów lub wymaganiami branżowymi, ale nie są podstawowym terminem dla dokumentacji inwentaryzacyjnej w przepisach rachunkowych. Warto też pamiętać, że gdy inne przepisy nakazują przechowywać dokumenty dłużej (np. z powodów podatkowych), w praktyce stosuje się termin dłuższy, jednak pytanie dotyczy podstawowego okresu dla dokumentów inwentaryzacyjnych.
