Dokumentacja wyników i procedur w badaniach analitycznych pełni funkcję "pamięci" laboratorium: opisuje co zrobiono, jak to wykonano, na czym (aparatura/odczynniki) oraz jakie uzyskano wyniki. Tylko na podstawie kompletnych zapisów można rzetelnie ocenić, czy badanie przeprowadzono zgodnie z ustaloną metodyką oraz czy wynik jest wiarygodny.
Odpowiedź "Dokumentacja jest niezbędna do zapewnienia powtarzalności i wiarygodności wyników" jest poprawna, ponieważ zapisy umożliwiają:
- odtwarzalność przebiegu badania (kto, kiedy, na jakiej próbce i według jakiej procedury),
- porównywalność wyników między analitykami i seriami pomiarów,
- identyfikowalność (powiązanie wyniku z próbką, odczynnikami, wzorcami, urządzeniem, warunkami pracy),
- wykrywanie niezgodności i analizę przyczyn (np. odchylenia od procedury, błędy przygotowania próbki).
Stwierdzenie, że "Dokumentacja jest ważna tylko dla celów audytu" jest zbyt wąskie: audyt jest jedynie jedną z sytuacji, w których zapisy są wykorzystywane. Dokumentacja jest potrzebna na co dzień do kontroli jakości, interpretacji wyników i zapewnienia ciągłości pracy.
Odpowiedzi mówiące, że dokumentacja jest potrzebna "tylko w przypadku badań na dużą skalę" lub "tylko w przypadku badań na małą skalę" są błędne, bo wymóg rzetelnego zapisu nie zależy od skali, lecz od zasad dobrej praktyki analitycznej i systemu jakości. Brak dokumentacji utrudnia lub uniemożliwia obronę wyniku, jego powtórzenie i ocenę poprawności pomiaru.
W praktyce na egzaminie warto kojarzyć dokumentację z trzema słowami: odtwarzalność, identyfikowalność, wiarygodność. Jeśli odpowiedź wspiera te cele, zwykle jest właściwa.
