Skład chronologiczny dotyczy dokumentacji nieelektronicznej (papierowej), która w podmiotach korzystających z elektronicznego zarządzania dokumentacją jest przechowywana fizycznie w porządku wynikającym z kolejności wprowadzenia (rejestracji) do systemu. W takim modelu ład merytoryczny nie musi wynikać z ułożenia papieru, ponieważ jest odtworzony w ewidencji i powiązaniach w systemie.
Dlatego przygotowanie dokumentacji ze składu chronologicznego do przekazania do archiwum zakładowego polega na zachowaniu jej dotychczasowego układu. Pozostawienie układu niezmienionego zabezpiecza możliwość szybkiej weryfikacji kompletności roczników i identyfikacji przesyłek zgodnie z chronologią rejestracji.
Odpowiedź "posegregowaniu jej zgodnie z formatami dokumentów" jest nieprawidłowa, bo format (A4, A3 itp.) nie jest zasadą porządkowania archiwalnego i nie odzwierciedla ani treści, ani powiązań ewidencyjnych dokumentów. Takie sortowanie utrudnia odszukanie dokumentu i nie jest typowym wymogiem przekazania do archiwum zakładowego.
Odpowiedź "ułożeniu jej zgodnie z hasłami rzeczowego wykazu akt" dotyczy raczej dokumentacji prowadzonej tradycyjnie w teczkach rzeczowych. W składzie chronologicznym dokumenty papierowe mogą dotyczyć wielu klas i kategorii, więc układ rzeczowy w papierze nie jest tu podstawowym celem; funkcję porządku rzeczowego spełnia ewidencja w systemie.
Odpowiedź "nadaniu jej układu od starszego dokumentu na górze do najnowszego na dole" jest myląca: sugeruje fizyczne "przekładanie" według intuicyjnego kierunku, ale nie odpowiada istocie zachowania zastanego układu składu chronologicznego. W praktyce kluczowe jest utrzymanie porządku zgodnego z rejestracją, a nie tworzenie nowej konwencji ułożenia w stosie.
Warto pamiętać, że przekazaniu do archiwum zakładowego towarzyszy sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego, który opisuje przekazywaną partię dokumentacji i umożliwia jej kontrolę bez potrzeby reorganizacji fizycznego układu.
