W przechowywaniu dokumentów elektronicznych prawo zwykle nie narzuca jednej "technicznej" formy (np. wyłącznie papieru, wyłącznie dysku twardego czy wyłącznie płyt). Zamiast tego określa wymagania funkcjonalne, które musi spełniać system lub sposób przechowywania.
Poprawna jest odpowiedź: "W dowolnej formie, pod warunkiem zapewnienia ich integralności i dostępności", ponieważ sednem obowiązku jest to, by dokument elektroniczny był:
- integralny – jego treść i metadane są chronione przed nieuprawnioną zmianą (można wykazać, że dokument nie został "podmieniony" lub edytowany),
- dostępny – można go odczytać i udostępnić przez wymagany okres przechowywania (retencji),
- dodatkowo zachowana jest czytelność oraz często wymaga się rozwiązań wspierających autentyczność i kontrolę dostępu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "W formie papierowej" zmienia dokument elektroniczny w inną postać i nie jest ogólną zasadą wynikającą z przepisów o postępowaniu z dokumentami elektronicznymi. W praktyce wiele dokumentów może pozostać elektronicznych, jeśli spełnione są wymagania przechowywania.
- "Na dyskach twardych" to jedynie przykład nośnika. Sam wybór dysku nie gwarantuje integralności i dostępności (dysk może ulec awarii, brak kopii zapasowych, brak kontroli dostępu).
- "Na nośnikach optycznych" również jest tylko przykładem technologii i nie jest wymaganiem prawnym jako jedyna dopuszczalna metoda. Dodatkowo nośniki optyczne nie rozwiązują automatycznie problemów retencji, migracji i odczytu po latach.
W praktyce (np. w pracy sprzedawcy) ważne jest wdrożenie procedur: kopii zapasowych, uprawnień dostępu, kontroli zmian oraz planu migracji danych przy zmianie systemu. To te elementy przesądzają o spełnieniu wymagań, a nie "magiczny" wybór jednego nośnika.
