W piśmie do klienta z prośbą o dosłanie brakujących dokumentów należy zachować styl oficjalny. Taka korespondencja ma charakter służbowy: odnosi się do konkretnej sprawy, może mieć skutki formalne i powinna budować profesjonalny wizerunek nadawcy (biura/firmy/instytucji). Dlatego na końcu pisma stosuje się zwroty grzecznościowe typowe dla komunikacji formalnej.
Zwrot "Z wyrazami szacunku" jest właściwy, ponieważ sygnalizuje uprzejmość, dystans służbowy i szacunek wobec adresata. Dobrze pasuje do pism, w których prosimy o wykonanie określonej czynności (np. przesłanie załączników, uzupełnienie dokumentacji) i chcemy zachować bezstronny, profesjonalny ton.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Pozdrawiam serdecznie" – brzmi przyjaźnie i bywa spotykane w korespondencji e-mailowej, ale jest zwykle odbierane jako mniej formalne. W piśmie o charakterze formalnym może obniżać urzędowy/służbowy rejestr wypowiedzi.
- "Do zobaczenia" – to zwrot sytuacyjny, sugerujący osobiste spotkanie w najbliższym czasie. Nie jest typowym zakończeniem oficjalnego pisma, szczególnie gdy kontakt może pozostać wyłącznie korespondencyjny.
- "Miło mi było Cię poznać" – odnosi się do relacji osobistej i dodatkowo wprowadza bezpośrednią formę "Cię", co jest charakterystyczne dla stylu nieformalnego. W piśmie do klienta (zwłaszcza do osoby nieznanej prywatnie) taki zwrot jest nieadekwatny.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli treść pisma dotyczy dokumentów, terminów, formalności lub procedur, dobieraj zakończenie neutralne i oficjalne. Unikaj zwrotów kojarzących się z rozmową koleżeńską lub spotkaniem towarzyskim.
