W korespondencji urzędowej (zwłaszcza kierowanej między instytucjami) kluczowe jest zachowanie stylu urzędowego: rzeczowego, uprzejmego i pozbawionego potoczności. Pierwsze zdanie pisma pełni rolę "otwarcia" – powinno zawierać poprawny zwrot do adresata oraz krótkie nawiązanie do sprawy (np. wskazanie, że pismo dotyczy konkretnego tematu lub wcześniejszej korespondencji).
Odpowiedź "Szanowna Pani/Szanowny Panie, w nawiązaniu do…" jest właściwa, ponieważ:
- utrzymuje formalny rejestr języka i odpowiada relacji urząd–urząd,
- zawiera standardowy zwrot grzecznościowy akceptowany w oficjalnych pismach,
- rozpoczyna merytoryczne wprowadzenie ("w nawiązaniu do…") bez zbędnych emocjonalnych dodatków.
Pozostałe propozycje są gorsze z typowych powodów egzaminacyjnych:
- "Witam serdecznie, piszę w sprawie…" – brzmi grzecznie, ale ma charakter bardziej e-mailowy i półformalny; w pismach urzędowych oczekuje się konsekwentnie oficjalnego tonu.
- "Szanowny Panie/Pani, piszę w sprawie…" – choć zaczyna się formalnie, zapis może być oceniany jako mniej staranny (mieszanie rodzaju męskiego/żeńskiego w jednym zwrocie). Dodatkowo konstrukcja "piszę w sprawie" jest dopuszczalna, ale mniej urzędowa niż neutralne nawiązanie do podstawy sprawy.
- "Cześć, chciałbym poruszyć kwestię…" – to rejestr potoczny, właściwy dla korespondencji prywatnej; w piśmie urzędowym obniża rangę komunikatu i może zostać uznany za nieprofesjonalny.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach występują różne poziomy formalności, wybieraj tę, która jest najbardziej neutralna i urzędowa (bez kolokwializmów, bez przesadnych uprzejmości, bez stylu rozmowy). W pracy biurowej liczy się też konsekwencja zapisu i dbałość o formę.
