Plansza wystawowa przygotowana na podstawie materiałów archiwalnych powinna zawierać takie informacje, które umożliwiają identyfikację wystawy i źródeł, a jednocześnie nie naruszają praw osób trzecich (praw autorskich, dóbr osobistych i innych praw własności intelektualnej).
Informacja "Tytuł wystawy" jest elementem podstawowym: porządkuje przekaz i identyfikuje ekspozycję. "Nazwisko autora dokumentów" (gdy jest znane i istotne) realizuje zasadę oznaczania autorstwa i rzetelnego wskazania twórcy/pochodzenia materiału. "Data i miejsce powstania dokumentów" to typowa metryka archiwalna – pomaga odbiorcy zrozumieć kontekst i zwiększa wiarygodność opisu.
Kluczowe jest też umieszczenie "Informacji o prawach autorskich", np. kto jest uprawniony, jakie są warunki wykorzystania, czy istnieją ograniczenia. Taki komunikat nie "legalizuje" automatycznie wszystkich użyć, ale jest ważnym elementem zgodnego, transparentnego udostępniania.
Pozycja "Zdjęcia osób występujących na dokumentach" nie jest informacją, która powinna znaleźć się na planszy z samego faktu przygotowania wystawy. Wizerunek i dobra osobiste mogą wymagać odrębnej podstawy (np. zgody lub innej przesłanki), dlatego automatyczne zamieszczanie zdjęć osób może prowadzić do naruszeń. Z perspektywy zgodności prawnej bezpieczniej jest przyjąć, że takie zdjęcia nie są obowiązkowym elementem planszy, dopóki nie ma pewności co do podstaw ich publikacji.
Dlatego zestaw zgodny z zasadą minimalizacji ryzyka i poprawnego opisu obejmuje: tytuł, wskazanie autora, metrykę (data i miejsce) oraz informację o prawach, natomiast nie zakłada obligatoryjnego zamieszczania zdjęć osób.
