Inwentaryzacja w magazynie to zorganizowany proces ustalenia rzeczywistego stanu zapasów i porównania go ze stanem wynikającym z ewidencji. Aby spis był wiarygodny, kluczowa jest właściwa kolejność działań.
Zabezpieczenie towarów na początku oznacza w praktyce takie przygotowanie magazynu, aby podczas spisu nie powstawały nowe rozbieżności (np. ograniczenie lub kontrola przyjęć i wydań, wydzielenie stref, uporządkowanie składowania, oznaczenia lokalizacji). Bez tego spis może "rozjechać się" z dokumentami, bo towar będzie się przemieszczał w trakcie liczenia.
Następnie potrzebne jest przygotowanie dokumentacji: arkuszy spisowych, list asortymentu, harmonogramu, przydziału zespołów, zasad liczenia i opisu jednostek miary. Dokumentacja stanowi podstawę do jednolitego zapisu wyników i późniejszego porównania z ewidencją.
Dopiero wtedy wykonuje się przeprowadzenie inwentaryzacji, czyli spis z natury (liczenie, ważenie, mierzenie, kontrola oznaczeń). To etap operacyjny, który powinien przebiegać według przyjętych zasad i na przygotowanych formularzach.
Na końcu następuje analiza wyników: weryfikacja zapisów, porównanie ze stanami ewidencyjnymi, ustalenie różnic, wyjaśnienie przyczyn (błędy dokumentów, pomyłki kompletacji, uszkodzenia, braki) i przygotowanie wniosków do rozliczenia. Ten etap jest logicznie możliwy dopiero po zakończeniu spisu.
Pozostałe proponowane kolejności są ryzykowne, bo: rozpoczynają od dokumentów bez przygotowania warunków spisu, przenoszą "zabezpieczenie" na czas po liczeniu albo rozpoczynają od samego spisu bez zapewnienia narzędzi i zasad zapisu. W efekcie zwiększają liczbę pomyłek i utrudniają rozliczenie.
