W procesie wydania z magazynu kluczowa jest zgodność realizacji zlecenia ze stanem rzeczywistym i ewidencją. Jeśli dyspozycja dotyczy 100 sztuk, a dostępnych jest 80 sztuk, magazynier nie powinien "dopisywać" brakującej ilości ani udawać pełnej realizacji, bo prowadzi to do rozbieżności stanów i problemów w obsłudze klienta.
Poprawne postępowanie polega na wydaniu ilości dostępnej (80 sztuk) jako wydaniu częściowym oraz poinformowaniu odpowiednich osób (np. przełożonego, planisty, działu obsługi klienta) o niedoborze 20 sztuk. W praktyce umożliwia to podjęcie decyzji: dosyłka, zmiana terminu, podział zamówienia na transze, uruchomienie uzupełnienia zapasu lub wyjaśnienie przyczyny braku.
Odpowiedź "Wydać 80 sztuk produktu i zignorować brakujące 20 sztuk" jest błędna, bo pomija komunikację i kontrolę niezgodności; skutkiem bywa reklamacja, błędna informacja o realizacji oraz narastanie błędów w dokumentach. Opcja "Odmówić wydania jakiejkolwiek ilości produktu, dopóki nie będzie pełnej ilości" bywa nieefektywna: wydanie częściowe często ogranicza przestoje i pozwala odbiorcy rozpocząć pracę, a brak można uzupełnić później. Z kolei "Wydać 80 sztuk produktu i zamówić dodatkowe 20 sztuk bez informowania kogokolwiek" jest ryzykowne, bo magazynier zwykle nie ma samodzielnych uprawnień zakupowych i bez uzgodnień można wywołać błędne decyzje (podwójne zamówienia, niewłaściwe terminy, brak informacji dla klienta).
Na egzaminie warto pamiętać zasadę: stan magazynowy determinuje wydanie, a każdy niedobór wymaga zgłoszenia i udokumentowania w ramach przyjętych w firmie procedur.
